Bạn có biết rằng việc không theo dõi hiệu suất sản xuất có thể khiến doanh nghiệp của bạn mất đi hàng triệu đồng mỗi năm? Chỉ số KPI trong sản xuất chính là công cụ giúp bạn đo lường và cải thiện hiệu quả hoạt động một cách chính xác nhất. Hãy cùng NextX – Phần mềm quản lý công việc tìm hiểu ngay dưới đây nhé.
I. KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất chính. Được sử dụng để đánh giá mức độ hiệu quả của một cá nhân, bộ phận hoặc tổ chức trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra. KPI có thể là số liệu định lượng hoặc định tính, phản ánh kết quả hoạt động trong một khoảng thời gian cụ thể. Giúp tổ chức xác định liệu họ đang đi đúng hướng hay cần điều chỉnh chiến lược để cải thiện hiệu suất.
Xem thêm: BSC và KPI là gì? Lựa chọn chỉ số nào để đo lường để hợp lý nhất
Ví dụ, trong một công ty bán lẻ, KPI có thể bao gồm doanh thu hàng tháng, tỷ lệ giữ chân khách hàng hiệu quả, hoặc quản lý thời gian xử lý đơn hàng. Mỗi KPI thường được liên kết với một mục tiêu cụ thể và phải được đo lường thường xuyên. Mục đích để đảm bảo rằng tổ chức đang tiến hành đúng hướng.
II. KPI trong sản xuất là gì?
KPI trong sản xuất là các chỉ số đo lường hiệu suất chính, được sử dụng để đánh giá. Và theo dõi hiệu quả các quy trình sản xuất trong một nhà máy hoặc doanh nghiệp sản xuất. Chúng phản ánh mức độ hiệu quả trong việc sử dụng tài nguyên, thời gian sản xuất, hệ thống phân phối sản phẩm và chi phí vận hành. Giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược nhằm tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu lãng phí trong sản xuất.
III. 7 chỉ số KPI trong sản xuất
1. Hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE)
Hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE) là một chỉ số đa chiều, phản ánh hiệu quả hoạt động tổng thể của các thiết bị sản xuất. Nó kết hợp ba yếu tố: thời gian hoạt động của thiết bị (Availability), tốc độ sản xuất (Performance) và chất lượng sản phẩm (Quality). OEE được áp dụng rộng rãi trong các môi trường sản xuất tự động hóa cao. Hoặc có quy mô lớn, nơi máy móc và thiết bị đóng vai trò chủ đạo.
Khi OEE thấp, điều đó chỉ ra rằng thiết bị không được sử dụng hiệu quả, dẫn đến lãng phí tài nguyên, giảm sản lượng và có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận. Việc theo dõi OEE giúp các nhà quản lý nhanh chóng xác định các vấn đề như thời gian chết (downtime) do hỏng hóc, hiệu suất thấp do thiết bị chạy dưới công suất tối đa và tỷ lệ sản phẩm lỗi cao, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.
2. Chu kỳ sản xuất (Cycle Time)
Xem thêm: Hành trình “sinh-diệt” của một vòng đời sản phẩm diễn ra thế nào?
Chu kỳ sản xuất (Cycle Time) là thời gian cần thiết để hoàn thành một sản phẩm từ đầu đến cuối trong quy trình sản xuất. Đây là một trong những chỉ số quan trọng nhất để đo lường tốc độ sản xuất và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường. Chu kỳ sản xuất ngắn hơn thường đồng nghĩa với việc quy trình sản xuất được tổ chức hiệu quả. Không có tắc nghẽn hoặc thời gian chờ đợi không cần thiết.
Trong các ngành công nghiệp sản xuất theo yêu cầu hoặc dây chuyền lắp ráp hàng loạt. Việc giảm thiểu chu kỳ sản xuất có thể mang lại lợi thế cạnh tranh lớn. Giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường. Tuy nhiên, nếu chu kỳ sản xuất quá ngắn do việc tăng tốc độ sản xuất mà không chú trọng đến chất lượng. Điều này có thể dẫn đến tăng tỷ lệ lỗi sản phẩm, làm mất cân bằng giữa hiệu suất và chất lượng.
3. Thời gian ngừng hoạt động của máy (Downtime)
Thời gian ngừng hoạt động của máy (Downtime) là thời gian mà máy móc. Và thiết bị ngừng hoạt động do các nguyên nhân như bảo trì, sự cố kỹ thuật, hoặc thiếu hụt nguyên liệu. Downtime là một trong những yếu tố chính gây tổn thất năng suất và tăng chi phí sản xuất. Đặc biệt, trong các ngành công nghiệp đòi hỏi sự liên tục và ổn định như sản xuất hóa chất, dược phẩm. Hoặc thực phẩm, thời gian ngừng hoạt động. Điều đó có thể dẫn đến gián đoạn nghiêm trọng và ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm cuối cùng. Giảm thiểu Downtime thông qua bảo trì dự phòng (preventive maintenance). Và cải thiện quy trình sản xuất là một phần quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của nhà máy.
4. Năng lực sản xuất (Capacity Utilization)
Năng lực sản xuất (Capacity Utilization) đo lường tỷ lệ phần trăm mà doanh nghiệp đang sử dụng năng lực sản xuất hiện có so với năng lực sản xuất tối đa có thể đạt được. Chỉ số này cho thấy mức độ sử dụng hiệu quả các nguồn lực sản xuất như máy móc, nhân lực và nguyên liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất lớn, nơi đầu tư vào thiết bị và cơ sở hạ tầng rất tốn kém. Việc duy trì năng lực sản xuất ở mức cao là cần thiết để tối đa hóa lợi nhuận.
Tuy nhiên, nếu năng lực sản xuất được sử dụng gần hết hoặc vượt quá giới hạn. Điều này có thể dẫn đến sự mệt mỏi của máy móc và nhân viên, làm tăng nguy cơ hỏng hóc hoặc giảm chất lượng sản phẩm. Do đó, doanh nghiệp cần cân bằng giữa việc tối đa hóa năng lực sản xuất. Đồng thời duy trì sự ổn định lâu dài của các quy trình.
5. Năng suất lao động (Labor Productivity)
Năng suất lao động (Labor Productivity) đo lường số lượng sản phẩm được sản xuất trên mỗi đơn vị lao động trong một khoảng thời gian cụ thể. Đây là chỉ số quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và tối ưu hóa chi phí lao động. Trong các ngành công nghiệp như sản xuất điện tử, may mặc, hoặc lắp ráp. Nơi có sự phụ thuộc lớn vào nhân lực, năng suất lao động cao cho thấy nhân viên đang làm việc hiệu quả và quy trình sản xuất được tổ chức hợp lý.
Tuy nhiên, tăng năng suất lao động không chỉ đơn giản là tăng cường độ làm việc của nhân viên mà còn cần cải thiện điều kiện làm việc. Cung cấp đào tạo và hỗ trợ công nghệ để nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn mà không bị kiệt sức. Một môi trường làm việc tốt cùng với quy trình sản xuất hợp lý sẽ giúp duy trì năng suất lao động ổn định và bền vững.
6. Thời gian giao hàng đúng hẹn (On-time Delivery-OTD)
Thời gian giao hàng đúng hẹn (On-time Delivery – OTD) là tỷ lệ phần trăm các đơn hàng được giao đúng thời gian cam kết với khách hàng. Đây là một chỉ số KPI quan trọng trong các ngành sản xuất như ô tô, điện tử. Hoặc các sản phẩm theo yêu cầu, nơi việc giao hàng đúng hẹn. Là yếu tố quyết định đến sự hài lòng của khách hàng và danh tiếng của doanh nghiệp. OTD cao chứng tỏ rằng doanh nghiệp có khả năng quản lý chuỗi cung ứng, kho bãi và quy trình sản xuất một cách hiệu quả. Đảm bảo rằng sản phẩm được hoàn thành và giao đến khách hàng mà không bị trì hoãn.
Tuy nhiên, việc duy trì OTD cao cũng đòi hỏi sự cân bằng giữa tốc độ sản xuất và chất lượng sản phẩm. Vì quá tập trung vào việc giao hàng đúng hẹn có thể dẫn đến việc cắt giảm thời gian kiểm tra chất lượng. Hoặc gia tăng áp lực lên nhân viên và thiết bị.
7. Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover Ratio)
Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover Ratio) đo lường số lần hàng tồn kho được bán. Hoặc sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Chỉ số này phản ánh hiệu quả của doanh nghiệp trong việc quản lý hàng tồn kho và tối ưu hóa dòng tiền. Trong các ngành công nghiệp sản xuất lớn, nơi hàng tồn kho chiếm một phần đáng kể trong tổng tài sản của doanh nghiệp.
Việc quản lý tốt chỉ số này giúp giảm chi phí lưu kho, tránh tình trạng dư thừa hàng hóa. Và giảm thiểu nguy cơ hàng tồn kho bị lỗi thời hoặc mất giá trị. Vòng quay hàng tồn kho cao cho thấy rằng doanh nghiệp đang quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Từ đó cải thiện lợi nhuận và duy trì sự linh hoạt trong sản xuất. Ngược lại, vòng quay thấp có thể chỉ ra rằng doanh nghiệp đang giữ quá nhiều hàng tồn kho. Dẫn đến lãng phí và áp lực tài chính không cần thiết.
IV. Các bước xây dựng KPI trong sản xuất
1. Xác định mục tiêu sản xuất
Bước đầu tiên trong việc xây dựng KPI là xác định các mục tiêu chính mà doanh nghiệp muốn đạt được trong quá trình sản xuất. Các mục tiêu này có thể liên quan đến việc tăng năng suất, giảm chi phí. Nâng cao chất lượng sản phẩm, hoặc cải thiện thời gian giao hàng. Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được. Để đảm bảo rằng các KPI sẽ hỗ trợ trong việc đạt được những mục tiêu này.
2. Phân tích quy trình sản xuất
Xem thêm: Phân tích thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng
Tiếp theo, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích các quy trình sản xuất hiện tại. Để hiểu rõ các bước và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất. Việc này giúp nhận diện những khía cạnh quan trọng nhất của quy trình cần được theo dõi và cải thiện. Phân tích quy trình sản xuất còn giúp xác định các điểm tắc nghẽn, lãng phí. Hoặc các vấn đề tiềm tàng khác mà KPI cần tập trung giải quyết.
3. Xác định các chỉ số KPI chính
Dựa trên mục tiêu và phân tích quy trình, doanh nghiệp cần lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp. Mỗi KPI phải liên quan trực tiếp đến một hoặc nhiều mục tiêu sản xuất. Và có khả năng đo lường hiệu quả của các quy trình hoặc kết quả cụ thể. Ví dụ, nếu mục tiêu là tăng năng suất, các KPI có thể bao gồm năng suất lao động, chu kỳ sản xuất và hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE).
4. Thiết lập phương pháp đo lường
Sau khi xác định các KPI, cần thiết lập các phương pháp và công cụ. Mục đích để thu thập dữ liệu một cách chính xác và nhất quán. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng phần mềm quản lý sản xuất, hệ thống tự động hóa, hoặc các công cụ đo lường truyền thống. Phương pháp đo lường phải đảm bảo rằng dữ liệu thu thập được là chính xác, liên tục và dễ dàng truy cập để phân tích.
5. Xác định ngưỡng và mục tiêu cho mỗi KPI
Mỗi KPI cần có các ngưỡng và mục tiêu rõ ràng để đo lường sự thành công. Ngưỡng KPI xác định mức hiệu suất tối thiểu mà doanh nghiệp chấp nhận được. Trong khi mục tiêu KPI là mức hiệu suất mong muốn mà doanh nghiệp hướng tới. Ví dụ, một ngưỡng KPI cho thời gian ngừng hoạt động của máy có thể là dưới 5%, trong khi mục tiêu là dưới 2%.
6. Thu thập và phân tích dữ liệu
Tiến hành thu thập dữ liệu từ các quy trình sản xuất theo các phương pháp đã thiết lập. Dữ liệu sau đó được phân tích để đánh giá hiệu suất so với các mục tiêu đã đề ra. Phân tích dữ liệu giúp nhận diện các xu hướng, phát hiện các vấn đề. Và đưa ra các quyết định dựa trên thông tin thực tế.
7. Đánh giá và điều chỉnh KPI
Dựa trên kết quả phân tích, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả của các KPI đã xây dựng và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. KPI có thể cần được cập nhật hoặc thay đổi nếu quy trình sản xuất thay đổi. Hoặc nếu mục tiêu của doanh nghiệp thay đổi. Đánh giá định kỳ giúp đảm bảo rằng các KPI vẫn phản ánh đúng hiệu suất. Và hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu.
8. Truyền thông và đào tạo
Cuối cùng, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan. Từ quản lý đến nhân viên sản xuất, đều hiểu rõ về các KPI. Và vai trò của chúng trong việc cải thiện hiệu suất. Việc truyền thông rõ ràng và cung cấp đào tạo liên quan. Giúp đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều cam kết và hành động hướng tới các mục tiêu đã đề ra.
IV. Kết luận
KPI là một công cụ không thể thiếu để giúp doanh nghiệp sản xuất đạt được hiệu quả cao nhất. Bằng các xác định và theo dõi các chỉ số KPI phù hợp, bạn có thể giảm thiểu lãng phí. Giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng lợi nhuận. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
