Bí quyết xây dựng KPI trong Logistics hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh hiện nay, logistics đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng của mọi doanh nghiệp. Với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc tối ưu hóa quy trình logistics không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn gia tăng hiệu quả vận hành. Từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng. Một trong những công cụ quan trọng để quản lý và tối ưu hóa hiệu quả logistics là các chỉ số đo lường hiệu suất. Hay còn gọi là KPI. Xây dựng KPI hiệu quả cho logistics không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ. Mà còn xác định rõ các điểm yếu cần khắc phục và cơ hội để cải thiện. Trong bài viết này, NextX – Phần mềm quản lý KPI sẽ chia sẻ những bí quyết quan trọng để xây dựng KPI trong logistics hiệu quả cho doanh nghiệp.

I. Khái quát về KPI trong Logistics

1. Khái niệm về KPI (Key Performance Indicator) trong Logistics

KPI là gì? KPI là các chỉ số đo lường hiệu suất chính giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá các hoạt động cụ thể trong quy trình vận hành. Trong logistics, KPI được sử dụng để đo lường hiệu quả của các hoạt động. Như quản lý kho bãi, vận chuyển hàng hóa, tối ưu hóa chuỗi cung ứng, và sự hài lòng của khách hàng. Các KPI trong logistics có thể đo lường ở nhiều khía cạnh khác nhau. Từ thời gian giao hàng, chi phí vận chuyển, tỷ lệ hư hỏng hàng hóa, cho đến năng suất lao động trong kho bãi. Một hệ thống KPI tốt sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề trong quy trình logistics. Từ đó kịp thời điều chỉnh để tối ưu hóa hoạt động.

2. Lợi ích của việc xây dựng KPI trong Logistics

KPI trong logistics không chỉ là công cụ đo lường. Mà còn mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Đầu tiên, KPI giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hiệu suất trong thời gian thực. Từ đó dễ dàng nhận ra những điểm yếu và các vấn đề cần cải thiện. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu khách hàng cụ thể thay vì phỏng đoán. Thứ hai, KPI trong logistics giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí. Khi các chỉ số đo lường được quản lý hiệu quả, doanh nghiệp có thể phát hiện ra những lãng phí trong quản trị doanh nghiệp quy trình vận hành. Từ đó tìm ra các giải pháp để tối ưu hóa và tăng cường năng suất. 

Xem thêm: 5 Bước xác định KPI đúng cách cho doanh nghiệp của bạn

Ví dụ, nếu KPI cho thấy thời gian giao hàng quá dài. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình giao nhận để cải thiện tốc độ và chất lượng dịch vụ. Cuối cùng, việc xây dựng KPI hiệu quả giúp cải thiện mối quan hệ với khách hàng. Khi doanh nghiệp đảm bảo được các chỉ số về thời gian giao hàng, độ chính xác và chất lượng. Khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng và tin tưởng vào dịch vụ. Điều này giúp tạo lợi thế cạnh tranh và giữ chân khách hàng trong dài hạn.KPI trong logistics có thể được phân loại theo mục tiêu chiến lược thành bốn nhóm chính. Mỗi nhóm đều đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất hoạt động. 

II. Phân loại KPI trong Logistics

1. Theo mục tiêu chiến lược

• KPI tài chính: Giúp doanh nghiệp theo dõi các chỉ số liên quan đến chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho và lợi nhuận từ dịch vụ logistics. Từ đó đảm bảo tính bền vững về tài chính.
• KPI khách hàng: Tập trung vào sự hài lòng của khách hàng. Với các chỉ số như thời gian giao hàng, tỷ lệ giao hàng đúng hạn và phản hồi từ khách hàng. Giúp doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm người tiêu dùng. 
• KPI quy trình nội bộ: Đo lường hiệu quả của các quy trình logistics. Bao gồm thời gian xử lý đơn hàng và tỷ lệ sai sót trong giao hàng. Giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất.
• KPI học hỏi và phát triển: Đánh giá sự phát triển của nguồn nhân lực trong lĩnh vực logistics. Bao gồm tỷ lệ giữ chân nhân viên và mức độ tham gia đào tạo. Từ đó đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên luôn sẵn sàng đáp ứng những thách thức mới. 

2. Theo loại hình vận chuyển

• KPI vận chuyển đường bộ: Tập trung vào các chỉ số như thời gian giao hàng, chi phí vận chuyển và tỷ lệ giao hàng đúng hạn. Giúp đánh giá hiệu quả của các phương tiện vận tải đường bộ. 
• KPI vận chuyển hàng không: Chủ yếu đo lường hiệu suất dịch vụ hàng không. Với các chỉ số như tỷ lệ giao hàng đúng giờ và chi phí vận chuyển. Nhằm đảm bảo tốc độ và độ tin cậy trong giao nhận hàng hóa.
• KPI vận chuyển đường biển: Đánh giá hiệu quả của các chuyến hàng đường biển. Bao gồm thời gian vận chuyển, tỷ lệ hư hỏng hàng hóa và chi phí vận chuyển. Từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình logistics trên biển.

3. Theo giai đoạn trong chuỗi cung ứng

• KPI tiếp nhận hàng: Đánh giá hiệu quả trong việc nhận hàng hóa vào kho. Bao gồm thời gian tiếp nhận và tỷ lệ sai sót trong nhập hàng. Từ đó đảm bảo hàng hóa được tiếp nhận đúng và nhanh chóng.
• KPI lưu kho: Đo lường hiệu suất quản lý kho. Với các chỉ số như tỷ lệ hàng tồn kho, chi phí lưu kho và tốc độ quay vòng hàng hóa. Giúp tối ưu hóa việc quản lý kho bãi và giảm thiểu chi phí.
• KPI giao hàng: Tập trung vào hiệu quả trong quá trình giao hàng. Với các chỉ số như thời gian giao hàng, tỷ lệ giao hàng đúng hạn và mức độ hài lòng của khách hàng. Từ đó đảm bảo rằng hàng hóa được chuyển đến tay người tiêu dùng một cách nhanh chóng và chính xác. 

4. Theo tính chất hoạt động

• KPI định lượng: Các chỉ số này là những chỉ số có thể đo lường bằng số liệu cụ thể. Như thời gian giao hàng, chi phí vận chuyển và tỷ lệ hàng hóa bị hư hỏng. Cho phép doanh nghiệp theo dõi hiệu suất một cách chính xác và dễ dàng phân tích
• KPI định tính: Các chỉ số này phản ánh chất lượng dịch vụ và trải nghiệm của khách hàng. Chẳng hạn như mức độ hài lòng của khách hàng và phản hồi từ thị trường. Những chỉ số này thường được thu thập thông qua khảo sát hoặc phản hồi trực tiếp. Giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cảm nhận của khách hàng đối với dịch vụ logistics.

III. Các bước cơ bản để xây dựng KPI Logistics hiệu quả

1. Xác định mục tiêu chiến lược

Để xây dựng KPI logistics hiệu quả, bước đầu tiên và rất quan trọng là xác định mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Mục tiêu này cần phải rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được. Nhằm hướng tới việc tối ưu hóa quy trình logistics và nâng cao hiệu suất hoạt động. Doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố như giảm thiểu thời gian giao hàng, tối ưu hóa chi phí vận chuyển. Cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. 

Sau khi đã xác định các mục tiêu này, doanh nghiệp có thể lựa chọn các KPI phù hợp để theo dõi và đánh giá hiệu suất. Từ đó đảm bảo rằng mọi hoạt động trong logistics đều được định hướng đúng đắn và có tính khả thi. Việc liên kết các KPI với mục tiêu chiến lược không chỉ giúp doanh nghiệp đo lường được tiến độ thực hiện. Mà còn tạo ra sự đồng thuận trong toàn bộ tổ chức. Thúc đẩy mọi người cùng hướng tới những kết quả đạt được.

2. Lựa chọn các chỉ số đo lường phù hợp

Sau khi xác định mục tiêu chiến lược, bước tiếp theo trong việc xây dựng KPI logistics hiệu quả là lựa chọn các chỉ số đo lường phù hợp. Doanh nghiệp cần xem xét các khía cạnh quan trọng của quy trình logistics. Để xác định những KPI có thể phản ánh chân thực hiệu suất hoạt động:

• Thời gian giao hàng trung bình (Average Delivery Time): Đo lường thời gian từ khi nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng đến khách hàng.
• Tỷ lệ đơn hàng giao đúng hạn (On-Time Delivery Rate): Tỷ lệ đơn hàng được giao đúng thời gian cam kết.
• Chi phí vận chuyển trung bình (Average Shipping Cost): Đo lường chi phí trung bình của mỗi lần vận chuyển hàng hóa.
• Tỷ lệ hàng hóa bị hỏng hóc hoặc mất mát (Damage and Loss Rate): Đo lường mức độ thiệt hại của hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Hiệu suất quản lý kho (Warehouse Efficiency): Đánh giá hiệu quả quản lý kho bãi dựa trên các yếu tố. Như diện tích sử dụng, số lượng hàng tồn kho và tốc độ xử lý đơn hàng.

Việc lựa chọn các chỉ số này nên dựa trên khả năng đo lường cụ thể và mức độ ảnh hưởng của chúng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng các KPI được thiết lập có thể dễ dàng theo dõi và phân tích. Giúp đội ngũ quản lý nhanh chóng nhận diện các vấn đề và đưa ra các quyết định kịp thời. Sự phù hợp của các chỉ số đo lường sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả quy trình logistics và đạt được các kết quả mong muốn.

3. Đảm bảo KPI có tính đo lường và cụ thể

Để xây dựng KPI logistics hiệu quả, một trong những bước quan trọng là đảm bảo rằng các chỉ số này có tính đo lường và cụ thể. Điều này có nghĩa là mỗi KPI cần được định lượng rõ ràng. Cho phép doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất một cách chính xác. Một KPI hiệu quả phải có khả năng đo lường và định lượng rõ ràng. Các chỉ số cần phải có dữ liệu cụ thể, chính xác và dễ theo dõi. KPI cũng nên được xác định với các mô hình SMART: Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (khả thi), Relevant (liên quan), và Time-bound (có thời hạn). 

Ví dụ, thay vì chỉ đặt mục tiêu “cải thiện thời gian giao hàng,” doanh nghiệp nên xác định rõ ràng mục tiêu cụ thể như “giảm thời gian giao hàng xuống còn 24 giờ đối với 95% đơn hàng.” Các chỉ số cũng cần có khả năng thu thập dữ liệu dễ dàng từ các quy trình hiện tại. Giúp việc theo dõi trở nên thuận tiện và hiệu quả. Bên cạnh đó, việc thiết lập các tiêu chuẩn cụ thể cho từng KPI sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá mức độ hoàn thành và nhận diện các vấn đề cần khắc phục. Sự rõ ràng và đo lường cụ thể không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ. Mà còn tạo động lực cho nhân viên, khuyến khích họ nỗ lực đạt được các mục tiêu đã đề ra.

4. Định kỳ đánh giá và điều chỉnh KPI

Một bước thiết yếu trong việc xây dựng KPI logistics hiệu quả là thực hiện đánh giá và điều chỉnh định kỳ các chỉ số này. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu. Mà còn cho phép nhận diện các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Qua các cuộc họp đánh giá định kỳ, doanh nghiệp có thể xem xét hiệu suất của từng KPI, so sánh với các tiêu chuẩn đã thiết lập. Và thảo luận về những yếu tố ảnh hưởng đến kết quả. 

Nếu một KPI không còn phù hợp hoặc không đạt được mức độ mong đợi, doanh nghiệp cần điều chỉnh hoặc thay đổi chỉ số đó. Để phản ánh chính xác hơn các mục tiêu chiến lược hiện tại. Sự linh hoạt trong việc cập nhật các KPI sẽ giúp doanh nghiệp duy trì tính hiệu quả trong quản lý logistics. Đồng thời đảm bảo rằng mọi hoạt động đều được định hướng đúng đắn để đạt được kết quả tối ưu trong bối cảnh thị trường thay đổi không ngừng.

IV. Kết Luận

Xây dựng KPI logistics hiệu quả là một quá trình quan trọng và phức tạp. Đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự hiểu biết rõ ràng về mục tiêu chiến lược. Cũng như các yếu tố cốt lõi trong quy trình vận hành. Khi các chỉ số KPI được xác định và quản lý một cách hợp lý, doanh nghiệp không chỉ có thể theo dõi hiệu quả hoạt động. Mà còn tối ưu hóa quy trình logistics. Từ đó gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Với các bí quyết đã được chia sẻ trong bài viết, hy vọng doanh nghiệp của bạn sẽ xây dựng được hệ thống KPI logistics phù hợp. Mang lại hiệu quả cao và thúc đẩy sự phát triển bền vững. Để biết thêm nhiều thông tin hữu ích, truy cập trang tin NextX ngay!

NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho bất động sản Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho bảo hiểm Phần mềm CRM cho vận tải logistic Phần mềm CRM cho dược phẩm Phần mềm CRM cho ô tô xe máy Phần mềm CRM quản lý Spa >>Phòng Marketing: Phần mềm quản lý khách hàng >>Phòng kinh doanh: Phần mềm quản lý kinh doanh Phần mềm quản lý công việc Phần mềm định vị nhân viên thị trường Phần mềm quản lý dự án >>Phòng nhân sự: Phần mềm quản lý nhân sự Phần mềm giám sát nhân viên Phần mềm quản lý chấm công Phần mềm quản lý telesale Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Phần mềm chăm sóc khách hàng Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH Phần mềm DMS HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG Phần mềm quản lý bán hàng