Việc quản lý và phát triển nhân sự ngày nay trong một doanh nghiệp rất quan trọng. Với vai trò quản lý chính sách nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và quản lý các vấn đề liên quan đến nhân viên. Từ đó xây dựng và duy trì một lực lượng lao động chất lượng cao đáng tin cậy trong tổ chức. Cùng NextXPhần mềm quản lý hội viên golf 3D tìm hiểu về hành chính nhân sự bộ phận HR hiện nay mà bạn chưa biết nhé!

Hành chính nhân sự là gì? 

hành chính nhân sự

Xem thêm Top 10 chiến lược trong kế hoạch tài chính doanh nghiệp hot nhất

Hành chính nhân sự là một lĩnh vực trong quản lý doanh nghiệp. Chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ liên quan đến quản lý nguồn nhân lực. Công việc hành chính nhân sự bao gồm một loạt các hoạt động như tuyển dụng. Phát triển chiến lược nhân sự, quản lý hiệu suất, quản lý lương, chính sách và thủ tục nhân sự, bảo hiểm xã hội và các vấn đề liên quan đến nhân viên.

Khi phân biệt rõ nghĩa của hai từ “quản lý” và “nhân sự”, dễ hiểu công việc hành chính nhân sự của vị trí này. Là thực hiện song song hai nhiệm vụ. Một dành cho hoạt động hành chính và một dành cho các hoạt động liên quan đến lưu trữ/ xử lý thông tin nhân viên. 

Nếu bạn muốn theo đuổi nghề này lâu dài và trở thành một chuyên gia. Bước  đầu tiên của bạn sẽ là làm thực tập sinh hoặc quản lý. Sau khi tích lũy được kinh nghiệm và kiến ​​thức. Có thể thăng tiến lên những vị trí cao hơn. Như chuyên viên nhân sự hay quản trị nhân sự. 

Công việc chính của người quản lý nhân sự bắt đầu bằng các nhiệm vụ như chỉ đạo. Và giám sát những sự kiện, lập kế hoạch cho các hoạt động văn hóa nghệ thuật nội bộ và sự kiện. Các hoạt động, quản lý, giám sát nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp như xây dựng thang lương, đánh giá hiệu quả công việc.

Nhiệm vụ trong hành chính nhân sự 

hành chính nhân sự

Xem thêm  8 bí mật quản lý công việc hiệu quả giúp bạn cân bằng cuộc sống

  • Điều chỉnh quy trình quản lý nhân sự tuyển dụng, đăng tin tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ ứng viên, tiến hành phỏng vấn, kiểm tra thông tin và tham khảo ý kiến từ cấp trên giám đốc nhân sự để lựa chọn ứng viên phù hợp.
  • Lên kế hoạch đào tạo, tổ chức các khóa học, buổi huấn luyện để nâng cao kỹ năng, kiến thức và năng lực của nhân viên.
  • Theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên, đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu suất làm việc.
  • Xác định mức lương, thiết lập chính sách lương, quản lý các khoản phụ cấp và các chế độ phúc lợi khác cho nhân viên.
  • Chuẩn bị và quản lý các loại hợp đồng lao động, bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật lao động.
  • Phát triển và triển khai các chính sách, quy định và thủ tục liên quan đến nhân sự nhằm đảm bảo tuân thủ quyền lợi của công ty và nhân viên.
  • Đảm bảo môi trường làm việc tích cực, giải quyết các vấn đề phát sinh giữa nhân viên và công ty, giữ gìn quan hệ lao động ổn định.
  • Đăng ký và quản lý bảo hiểm xã hội, giải quyết các vấn đề về bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quyền lợi khác của nhân viên.
  • Bảo mật và quản lý thông tin cá nhân, hồ sơ nhân viên, bảo đảm tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu.
  • Làm việc cùng các bộ phận khác như kế toán, quản lý chất lượng, marketing để đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra thuận lợi.

Mô tả trong công việc hành chính nhân sự 

hành chính nhân sự

Xem thêm Bật mí 5 nguyên tắc quản trị tài chính cho doanh nghiệp hiệu quả

Để giải thích các nhiệm vụ quản lý nguồn nhân lực càng chi tiết càng tốt. Một số hoạt động mà nhân viên quản lý nguồn nhân lực phải thực hiện được mô tả dưới đây:

Lập và thực hiện kế hoạch tuyển dụng 

  • Người quản lý nhân sự có trách nhiệm tổng hợp ý kiến, nhu cầu của từng bộ phận. 
  • Lập kế hoạch tuyển dụng và gửi cho trưởng bộ phận. 
  • Đăng tin tuyển dụng và xem xét hồ sơ ứng viên trong hành chính nhân sự. 
  • Phối hợp lựa chọn ứng viên phù hợp với các bộ phận liên quan. 
  • Ứng viên thành công sẽ được gửi thông báo và bản dự thảo hợp đồng lao động. Đánh giá kết quả trong báo cáo gửi trưởng bộ phận. 
  • Hướng dẫn nhân viên mới và giới thiệu cho họ các chính sách, quy định nhân sự của công ty. 

Triển khai và xây dựng các kế hoạch đào tạo nhân viên

  • Lập kế hoạch đào tạo cho từng nhân viên dựa trên nhu cầu đào tạo và trình trưởng bộ phận. Chọn và liên hệ với một tổ chức đào tạo dựa trên đề xuất của bạn. 
  • Giám sát các chương trình đào tạo và giúp nâng cao kỹ năng làm việc. Của nhân viên hành chính nhân sự và đội xây dựng. 

Vận hành và cập nhật hệ thống lương, thưởng, đãi ngộ 

  • Tổng quan về ngày làm việc ngành quản trị nhân lực
  • Tính toán tiền lương, tiền thưởng và các lợi ích khác của nhân viên. Và gửi chúng đến bộ phận kế toán để xem xét.
  • Theo dõi những thay đổi về lương thưởng của nhân viên và cập nhật hệ thống của bạn.
  • Hỗ trợ các trưởng bộ phận lập kế hoạch lương hàng năm với sự phê duyệt của hội đồng quản trị. 
  • Tuân thủ các quy định về y tế, an sinh xã hội và nhanh chóng hoàn tất các thủ tục để được tham gia và hưởng các quyền lợi dành cho nhân viên. 

Xây dựng, giám sát và đánh giá hệ thống quản lý 

  • Tham gia xây dựng đảm bảo hệ thống quản lý xuyên suốt. 
  • Xem xét đơn vị và yêu cầu triển khai hệ thống quản lý theo kế hoạch đề ra. 
  • Yêu cầu các đơn vị điền vào các biểu mẫu, tài liệu phù hợp.

 Theo dõi, quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự 

  • Liên tục theo dõi sự thay đổi nhân sự. 
  • Cung cấp các cuộc họp giao ban định kỳ, tổng hợp số liệu thống kê và chuẩn bị các báo cáo phân tích mà các trưởng bộ phận có thể trình lên hội đồng quản trị để phê duyệt. 
  • Soạn thảo các văn bản liên quan đến việc thay đổi công việc, trả lương, bồi thường, xử phạt và chấm dứt hợp đồng lao động.

Thực hiện những công việc theo chỉ đạo

  • Tham gia và hoàn thành các dự án theo yêu cầu trong phạm vi chức năng, việc làm nhân sự được giao. 
  • Giúp nhân viên làm quen với các quy định và giải đáp các thắc mắc, khiếu nại liên quan đến nhân viên.
  • Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và đoàn kết  nội bộ.
  • Đảm bảo bảo vệ tài sản, thiết bị, máy móc, tài liệu được giao. 
  • Không chia sẻ thông tin bí mật của công ty hoặc bí quyết kỹ thuật.

Cơ cấu phòng hành chính nhân sự 

hành chính nhân sự

Xem thêm 9 kỹ năng lãnh đạo và phẩm chất cần có của nhà lãnh đạo giỏi

Bộ phận nhân sự HR bao gồm những gì? Trong khi bộ phận bán hàng được coi là nguồn doanh  thu cho công ty thì quản lý nhân sự được coi là xương sống vững chắc của công ty. Ngoài các khái niệm về quản lý nhân sự, dưới đây bạn cũng sẽ được tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của bộ phận nhân sự. 

Phòng tuyển dụng nhân sự 

Bộ phận nhân sự còn bao gồm bộ phận tuyển dụng của  công ty. Vì vậy, trách nhiệm trực tiếp của bộ phận là tìm kiếm và tuyển dụng nhân tài cho công ty cũng như đánh giá và lập kế hoạch đáp ứng nhu cầu tuyển dụng. 

Bộ phận HR trong C&B 

Bộ phận C&B chịu trách nhiệm quản lý các chương trình trả lương, thưởng và phúc lợi. Để đảm bảo sự công bằng trong phúc lợi của nhân viên và các quy định của chính phủ. Bộ phận C&B phải có kiến ​​thức sâu rộng về luật lao động, bảo hiểm và các chính sách liên quan. 

Phòng hành chính nhân Sự 

Đúng như tên gọi, bộ phận này liên quan đến các nhiệm vụ hành chính, tài liệu, liên lạc, thông báo, lưu trữ hồ sơ, quản lý cơ sở nội bộ hành chính nhân sự, v.v. Cũng có thể hỗ trợ một số nhiệm vụ của các bộ phận khác. 

Phòng Đào tạo và phát triển nhân sự (L&D)

Đào tạo và giáo dục cũng đóng một vai trò quan trọng trong các công ty. Và là hoạt động cơ bản của bộ phận phát triển nguồn nhân lực. Lợi ích của việc đào tạo là tăng hiệu quả công việc và tạo cơ hội. Giúp cho nhân viên phát triển và thăng tiến trong sự nghiệp hơn.

Kỹ năng quan trọng trong hành chính nhân sự 

hành chính nhân sự

Kiến thức về quy định lao động: Hiểu biết về các quy định pháp luật lao động. Các quy định liên quan đến việc quản lý nhân sự và hợp đồng lao động.

Tuyển dụng: Có khả năng tuyển dụng và tuyển chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc. Bao gồm việc đăng tin tuyển dụng, phỏng vấn và kiểm tra thông tin ứng viên.

Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả với các bộ phận và nhân viên khác trong công ty. Có khả năng lắng nghe, truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiểu biết cách tương tác với nhân viên.

Quản lý thời gian: Có khả năng quản lý công việc và thời gian một cách hiệu quả. Đảm bảo những nhiệm vụ được xong đúng thời hạn quy định.

Kỹ năng tổ chức: Có khả năng tổ chức công việc, quản lý và bảo quản thông tin nhân viên, hồ sơ lao động và các tài liệu quan trọng khác. Có khả năng viết và xử lý văn bản như hợp đồng lao động. Thư mời phỏng vấn, thông báo nghỉ phép và tài liệu khác liên quan.

Giải quyết vấn đề: Có khả năng nhận diện và giải quyết các vấn đề và mâu thuẫn lao động một cách hiệu quả và công bằng.

Kiến thức về công nghệ: Hiểu biết về các công cụ và phần mềm quản lý dự án. Hệ thống quản lý lương và phúc lợi và các ứng dụng văn phòng phổ biến.

Kỹ năng đàm phán và thuyết phục: Có khả năng thuyết phục để giải quyết các vấn đề liên quan. Đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên. Cũng như thương lượng trong các đến lợi ích của công ty.

Kết luận 

Bài viết dưới đây NextX giới thiệu tới bạn hành chính nhân sự trong thời đại công nghệ hiện đại ngày nay. hành chính nhân sự trở thành một lĩnh vực thú vị. Với sự phát triển khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự NextX cho doanh nghiệp. Công cụ và phần mềm quản lý công việc giúp tối ưu hóa quy trình hành chính. Từ việc quản lý thông tin nhân viên, lương đến tổ chức. Các hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực.  Điều này quan trọng trong việc xây dựng một tổ chức thành công và bền vững. Để nắm bắt nhiều kiến thức hơn về cách quản lý nhân viên hiệu quả hãy theo dõi trang tin NextX nhé!

Có thể bạn quan tâm: Bật mí 5 bước quản lý rủi ro trong doanh nghiệp mà bạn cần biết

NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải.

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ

>>Giải pháp chính:

Phần mềm CRM

Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo

Phần mềm CRM cho bất động sản

Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành

Phần mềm CRM cho bảo hiểm

Phần mềm CRM cho vận tải logistic

Phần mềm CRM cho dược phẩm

Phần mềm CRM cho ô tô xe máy

Phần mềm CRM quản lý Spa

>>Phòng Marketing:

Phần mềm quản lý khách hàng

>>Phòng kinh doanh:

Phần mềm quản lý kinh doanh

Phần mềm quản lý công việc

Phần mềm định vị nhân viên thị trường

Phần mềm quản lý dự án

>>Phòng nhân sự:

Phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm giám sát nhân viên

Phần mềm quản lý chấm công

Phần mềm quản lý telesale

Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale

>>Phòng hỗ trợ khách hàng:

Phần mềm chăm sóc khách hàng

Loyalty App – app chăm sóc khách hàng

Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center

Phần mềm tổng đài ảo Call Center

>>Phòng hệ thống phân phối:

Phần mềm quản lý hệ thống phân phối

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH

Phần mềm DMS

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG

Phần mềm quản lý bán hàng

Hãy đánh giá bài viết này