Định luật Parkinson là một khái niệm quan trọng trong quản lý thời gian. Ảnh hưởng mạnh mẽ đến hiệu suất làm việc của mỗi người. Nguyên tắc này nêu rõ rằng công việc có xu hướng mở rộng để lấp đầy khoảng thời gian được phân bổ cho nó. Có nghĩa là nếu bạn cho mình quá nhiều thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ. Bạn sẽ lãng phí thời gian đó và công việc sẽ kéo dài hơn cần thiết. Hãy cùng NextX – Phần mềm quản lý công việc khám phá bí quyết ứng dụng định luật Parkinson giúp tối tư hóa hiệu suất làm việc và quản lý thời gian hiệu quả hơn.
I. Định luật Parkinson là gì?
Định luật Parkinson, được đặt tên theo nhà sử học người Anh Cyril Northcote Parkinson. Lần đầu tiên được giới thiệu trong một bài báo trên tạp chí The Economist năm 1955. Nguyên lý cơ bản của định luật này là “Công việc sẽ mở rộng để lấp đầy khoảng thời gian được phân bổ cho nó.” Tức là nếu bạn dành nhiều thời gian cho một nhiệm vụ hơn mức cần thiết, công việc đó sẽ tự động trở nên phức tạp. Và bạn phải kéo dài để lấp đầy toàn bộ thời gian đã định.
Định luật Parkinson giải thích hiện tượng cho sự trì hoãn và sự lãng phí thời gian. Mà chúng ta thường gặp trong công việc hàng ngày. Khi có nhiều thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ, con người có xu hướng làm việc không hiệu quả. Dẫn đến việc bổ sung thêm các bước không cần thiết và kéo dài quá trình hoàn thành công việc.
Định luật này không chỉ áp dụng cho cá nhân mà còn cho các tổ chức. Nơi mà quá trình làm việc và ra quyết định có thể trở nên chậm chạp và không hiệu quả do sự phức tạp hóa không cần thiết. Nhận thức và áp dụng định luật Parkinson trong quản lý thời gian có thể giúp cải thiện năng suất. Giảm bớt lãng phí và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Bằng việc bạn phải đặt ra những thời hạn hợp lý và cụ thể cho từng nhiệm vụ.
Xem thêm: Áp dụng công thức 21-3-6-5 giúp bạn kỷ luật bản thân
II. Lý do định luật Parkinson trở nên quan trọng?
Định luật Parkinson trở nên quan trọng vì nó cung cấp một cái nhìn sâu sắc về cách con người về việc sử dụng thời gian. Và sự ảnh hưởng của việc phân bổ thời gian đến hiệu suất công việc. Cùng điểm một số lý do tại sao định luật Parkinson lại quan trọng:
Tối ưu hóa quản lý thời gian: Định luật Parkinson nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thiết lập thời hạn hợp lý cho các nhiệm vụ. Khi hiểu rõ rằng công việc sẽ mở rộng để lấp đầy thời gian được phân bổ. Chúng ta có thể thiết lập thời hạn ngắn hơn và cụ thể hơn. Từ đó giúp tăng cường hiệu quả công việc và tránh lãng phí thời gian.
Nâng cao hiệu suất làm việc: Bằng việc ứng dụng định luật Parkinson, các cá nhân và tổ chức có thể tập trung hơn vào những công việc quan trọng. Đồng thời loại bỏ những công việc và hoạt động không cần thiết. Điều này không chỉ áp dụng cho các nhiệm vụ, công việc cá nhân. Mà còn quan trọng trong quy trình tổ chức và quản lý dự án. Nơi mà sự lãng phí thời gian và nguồn lực có thể gây tổn hại lớn.
Cải thiện quản lý dự án: Trong quản lý dự án, việc hiểu rõ định luật Parkinson giúp các nhà quản lý thiết lập thời gian và ngân sách hợp lý hơn. Đồng thời tránh cho việc kéo dài thời gian cho dự án không cần thiết. Giúp dự án được hoàn thành đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách. Bên cạnh đó là tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
III. Bí quyết áp dụng định luật Parkinson hiệu quả
Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:
NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.
1. Đặt thời gian rõ ràng và cụ thể
Đặt thời gian rõ ràng và cụ thể là một phương pháp quan trọng trong việc ứng dụng định luật Parkinson nhằm quản lý thời gian hiệu quả. Việc này bao gồm việc xác định và thiết lập thời gian cụ thể và chính xác cho từng nhiệm vụ, công việc trong lịch trình làm việc.
Để đặt ra thời gian rõ ràng và cụ thể, việc cần làm là:
- Xác định thời gian cần thiết: Đánh giá cẩn thận và xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mọi nhiệm vụ. Giúp bạn đưa ra một ước lượng chính xác về thời gian cần dành cho từng công việc.
- Thiết lập thời hạn ngắn hạn và dài hạn: Đặt ra các thời hạn cụ thể và ngắn gọn cho từng nhiệm vụ trong lịch trình ngày hoặc tuần của bạn. Đồng thời xác định các mục tiêu dài hạn để bạn có thể tập trung và phân chia thời gian một cách hiệu quả.
- Sử dụng công cụ quản lý thời gian: Áp dụng các công cụ quản lý thời gian như lịch Google, ứng dụng ghi chú hoặc bảng lịch. Để ghi chép và theo dõi thời gian cho từng nhiệm vụ.
- Tối ưu hóa thời gian: Dựa trên việc phân tích và đánh giá thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ. Bạn có thể điều chỉnh lịch trình của mình. Để tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tránh lãng phí thời gian không cần thiết.
Việc đặt rõ thời gian cho từng công việc sẽ giúp bạn tạo ra một lịch trình làm việc cụ thể và có hệ thống. Đồng thời giúp bạn tập trung và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.
2. Áp dụng kỹ thuật Pomodoro
Áp dụng kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả. Được thiết kế để tăng cường sự tập trung và năng suất trong công việc. Kỹ thuật này được đặt tên theo hình dạng của một chiếc hẹn giờ hình cà chua (Pomodoro) được sử dụng bởi người sáng tạo người Italy, Francesco Cirillo, vào những năm 1980.
Xem thêm: Sức mạnh của kỷ luật bản thân – chiếc chìa khóa đưa bạn đến thành công
Về cơ bản, kỹ thuật Pomodoro bao gồm việc chia thời gian làm việc thành các khoảng thời gian nhỏ gọi là “Pomodoro”. Thường ta sẽ làm việc trong 25 phút, xen kẽ với những khoảng nghỉ ngắn là 5 phút. Mỗi Pomodoro đại diện cho một chu kỳ làm việc tập trung, trong đó bạn tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ cụ thể mà không bị phân tâm. Sau mỗi chu kỳ Pomodoro, bạn nghỉ ngơi trong một khoảng thời gian ngắn. Để tái tạo năng lượng trước khi bắt đầu Pomodoro tiếp theo.
Quy trình này giúp cải thiện khả năng tập trung, giảm căng thẳng, và tăng cường năng suất trong công việc. Bằng cách sử dụng kỹ thuật Pomodoro, bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn. Đồng thời duy trì sự cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi. Để có thể đạt được kết quả tốt nhất trong công việc hàng ngày.
3. Ưu tiên công việc quan trọng
Trong quản lý thời gian, việc ưu tiên công việc quan trọng đóng vai trò rất lớn trong việc quản lý thời gian hiệu quả. Đây là một chiến lược quan trọng giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng đến mục tiêu dài hạn và thành công của bạn. Đầu tiên, việc xác định mức độ quan trọng của mỗi công việc là cần thiết. Bạn cần phải hiểu rõ những nhiệm vụ nào mang lại giá trị lớn nhất cho mục tiêu của bạn.
Tiếp theo, bạn cần xác định mức độ khẩn cấp của từng công việc. Có những nhiệm vụ cần được hoàn thành ngay lập tức. Trong khi có những công việc có thể chờ đợi. Dựa trên phân tích này, bạn có thể sắp xếp ưu tiên cho các công việc. Qua việc tập trung nỗ lực và thời gian vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Đảm bảo rằng công việc được thực hiện hiệu quả và mục tiêu được đạt được một cách hiệu quả nhất. Quản lý thời gian thông minh cũng là một phần quan trọng, giúp bạn phân chia thời gian một cách hợp lý. Từ đó giúp bạn tăng năng suất làm việc hơn.
4. Tạo động lực và tự kỷ luật
Tạo động lực và kỷ luật là hai yếu tố quan trọng. Giúp bạn duy trì sự tập trung và hiệu quả trong công việc. Tạo động lực đòi hỏi bạn phải xác định rõ những lợi ích và mục tiêu cá nhân. Hoặc chuyên môn mà bạn muốn đạt được từ việc hoàn thành công việc. Bằng cách này, bạn sẽ có động lực mạnh mẽ để tiếp tục làm việc mặc dù có những thách thức.
Xem thêm: Đằng sau sự ưu tú chính là bài học về kỷ luật và sự khổ luyện
Ngoài ra, việc thiết lập kỷ luật trong lịch trình làm việc của bạn cũng rất quan trọng. Bao gồm việc xác định những quy tắc và tiêu chuẩn cho bản thân về việc hoàn thành công việc đúng hạn và theo kế hoạch. Kỷ luật giúp bạn duy trì sự tự kiểm soát và tuân thủ các quy trình làm việc. Từ đó giúp bạn tránh được sự lệch hướng và phân tâm.
Một số cách để tạo động lực và kỷ luật bao gồm thiết lập mục tiêu cụ thể và đo lường được. Tạo ra kế hoạch hành động chi tiết, thiết lập thói quen làm việc đều đặn. Và hãy tự thưởng cho bản thân sau khi hoàn thành một mục tiêu quan trọng. Việc kết hợp động lực và kỷ luật, bạn có thể duy trì được động lực cao và tuân thủ kế hoạch làm việc một cách hiệu quả. Giúp bạn đạt được kết quả tốt nhất trong công việc của mình.
5. Giảm thiểu sự tiếp xúc và yếu tố gây phân tâm
Để giảm thiểu sự tiếp xúc với yếu tố phân tâm khi áp dụng Định luật Parkinson. Bạn cần phải áp dụng một loạt các biện pháp nhằm tạo ra một môi trường làm việc tập trung và hiệu quả. Đầu tiên hãy xác định các yếu tố phân tâm chính và xem xét cách giảm thiểu tiếp xúc với chúng. Thông qua việc tắt thông báo từ điện thoại di động và email trong khi làm việc. Hoặc sử dụng các ứng dụng chặn trang web. Có thể giúp ngăn chặn truy cập vào các trang web gây phân tâm.
Đồng thời thiết lập các khoảng thời gian riêng để xử lý các công việc phân tâm. Qua việc xác định các khoảng thời gian cố định trong ngày để kiểm tra email hoặc mạng xã hội. Và cố gắng giữ cho những hoạt động này nằm ngoài giờ làm việc chính. Bên cạnh đó hãy tạo ra một không gian làm việc riêng biệt và yên tĩnh. Nơi bạn có thể tập trung mà không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố phân tâm từ môi trường xung quanh. Việc giảm thiểu sự tiếp xúc với các yếu tố gây phân tâm sẽ giúp bạn tập trung vào công việc hơn. Hiệu suất làm việc cũng như kết quả công việc bạn làm ra cũng sẽ tăng cao.
Xem thêm: “ĐỊNH LUẬT 2-8”: Bí quyết để thành công nhanh hơn người khác
IV. Kết luận
Định luật Parkinson không chỉ là một lý thuyết, mà còn là một công cụ hữu ích giúp chúng ta quản lý thời gian hiệu quả hơn. Hiểu biết về nguyên lý cơ bản của nó và cách ứng dụng nó vào cuộc việc hàng ngày. Sẽ giúp bạn đạt được hiệu suất cao hơn và cảm thấy tự tin hơn trong công việc. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé.
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
