4 bước định khoản kế toán trong doanh nghiệp mà bạn cần biết

Định khoản kế toán là một phần quan trọng trong quá trình ghi nhận, xử lý, và báo cáo thông tin tài chính của một doanh nghiệp. Việc định khoản kế toán đúng cách là một yếu tố quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Dưới đây, Hãy cùng NextX – Phần mềm chăm sóc khách hàng tìm hiểu một số ví dụ về cách định khoản kế toán cho các nghiệp vụ kế toán cơ bản tại doanh nghiệp.

Định khoản kế toán là gì

ban-hang

Xem thêm: “Content is king” – Content B2B mà các doanh nghiệp cần chú ý

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra:

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS,  phần mềm quản lý telesale,… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty.

Định khoản kế toán (còn được gọi là ghi sổ kế toán) là quá trình ghi chép các giao dịch kinh tế của một tổ chức hoặc cá nhân vào sổ sách kế toán. Điều này bao gồm việc ghi chép thông tin về các giao dịch tài chính, như thu chi, mua bán hàng hóa, thuê sử dụng tài sản, và nhiều hoạt động tài chính khác.

Phân loại định khoản kế toán

ban-hang

Xem thêm: Top 7 phần mềm tạo website bán hàng miễn phí mà bạn phải biết

Định khoản kế toán được phân loại thành hai loại chính: định khoản ghi nợ và định khoản ghi có. Dưới đây là phân loại chi tiết:

Định khoản ghi nợ (Debit):

Đây là loại định khoản mà số tiền được trừ đi hoặc ghi nhận là một khoản nợ trong sổ sách kế toán.

Thường được sử dụng cho các tài khoản tài sản như tiền mặt, tài sản cố định, kho hàng, các khoản nợ chưa trả.

Thường được sử dụng để ghi nhận các chi phí, mua sắm tài sản, và các khoản nợ.

Định khoản ghi có (Credit):

Đây là loại định khoản mà số tiền được thêm vào hoặc ghi nhận là một khoản có trong sổ sách kế toán.

Thường được sử dụng cho các tài khoản vốn sở hữu, nguồn vốn tự do, doanh thu, và các khoản thu.

Thường được sử dụng để ghi nhận doanh thu, vốn góp, và các khoản thu.

Đối với mỗi giao dịch kế toán, cần phải có ít nhất một định khoản ghi nợ và một định khoản ghi có để cân bằng tổng số tiền trong sổ sách kế toán. Điều này được gọi là nguyên tắc cân bằng hai bên. Nếu tổng số tiền ghi nợ không bằng tổng số tiền ghi có trong sổ sách, thì có sự sai sót trong quá trình định khoản kế toán.

Cụ thể, cách phân loại định khoản kế toán có thể khác nhau tùy theo ngành công nghiệp và loại hình kinh doanh của tổ chức hoặc cá nhân. Điều quan trọng là đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán và quy tắc kế toán hiện hành để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi chép tài chính.

Nguyên tắc định khoản kế toán

ban-hang

Xem thêm: Top 7 phần mềm tạo website bán hàng miễn phí mà bạn phải biết

Xác định tài khoản ghi Nợ trước và ghi Có sau: Trong quá trình định khoản kế toán, người kế toán nên xác định tài khoản mà số tiền sẽ được trừ đi (ghi Nợ) trước, sau đó sẽ xác định tài khoản mà số tiền sẽ được thêm vào (ghi Có).

Cân bằng số tiền ghi Nợ và ghi Có: Trong một định khoản, tổng số tiền ghi Nợ trong các tài khoản phải bằng tổng số tiền ghi Có trong các tài khoản. Điều này đảm bảo tính cân đối của định khoản.

Tách định khoản phức tạp thành định khoản đơn: Khi gặp định khoản phức tạp, người kế toán có thể tách chúng thành nhiều định khoản đơn. Tuy nhiên, không được phép gộp nhiều định khoản đơn lại thành một định khoản phức tạp.

Định khoản đơn và định khoản phức tạp:

Định khoản đơn chỉ liên quan đến hai tài khoản: một ghi Nợ và một ghi Có.

Định khoản phức tạp là khi có ít nhất ba tài khoản tham gia:

Một tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có.

Một tài khoản ghi Có đối ứng với nhiều tài khoản ghi Nợ.

Nhiều tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có.

Các nguyên tắc này giúp đảm bảo tính cân bằng và tính chính xác trong quá trình định khoản kế toán, đồng thời cho phép sử dụng các định khoản đơn hoặc phức tạp tùy theo tính chất của giao dịch tài chính.

Nguyên tắc sử dụng các tài khoản kế toán

dinh-khoan-ke-toan

Xem thêm: Top các website hữu ích không thể bỏ qua nếu bạn đang là sinh viên kinh tế

Phân loại tài khoản kế toán theo tính chất tài sản và nguồn vốn:

Tài khoản loại 1, 2, 6, và 8 có tính chất là tài sản. Khi có sự phát sinh tăng, số tiền sẽ được ghi vào bên Nợ, và khi có sự phát sinh giảm, số tiền sẽ được ghi vào bên Có.

Tài khoản loại 3, 4, 5, và 7 có tính chất là nguồn vốn. Ngược lại, khi có sự phát sinh tăng, số tiền sẽ được ghi vào bên Có, và khi có sự phát sinh giảm, số tiền sẽ được ghi vào bên Nợ.

Sử dụng sơ đồ chữ T để dễ dàng ghi nhớ: Để giúp người kế toán ghi nhớ cách sử dụng các tài khoản kế toán, nên thiết kế sơ đồ chữ T, một công cụ hữu ích để quản lý các tài khoản và theo dõi các giao dịch tài chính.

Chú ý đối với các tài khoản đặc biệt:

Tài khoản 214 (Hao mòn TSCĐ) sẽ tăng bên Có và giảm bên Nợ khi có sự phát sinh.

Tài khoản 521 (Các khoản giảm trừ doanh thu) có cấu trúc ngược với cấu trúc chung, nó sẽ tăng bên Nợ và giảm bên Có khi có sự phát sinh.

Hướng dẫn định khoản kế toán

dinh-khoan-ke-toan

Xem thêm: Top các website hữu ích không thể bỏ qua nếu bạn đang là sinh viên kinh tế

Bước 1: Xác định đối tượng kế toán

– Kế toán cần xác định được các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có ảnh hưởng tới những đối tượng kế toán nào.

Bước 2: Xác định tài khoản kế toán có liên quan

– Xác định chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng.

– Xác định tài khoản dùng cho đối tượng kế toán là tài khoản nào?

Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản

– Xác định loại tài khoản, tài khoản đầu mấy?

– Xu hướng biến động của từng tài khoản (là tăng hay giảm).

Bước 4: Định khoản

– Xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có.

– Ghi số tiền tương ứng.

Ví dụ: Ghi vào sổ sách việc nhận tiền mặt từ khách hàng: 50.000.000 đồng.

Bước 1: Xác định đối tượng kế toán:

Đối tượng kế toán ở đây là việc nhận tiền mặt từ khách hàng.

Bước 2: Xác định tài khoản kế toán có liên quan:

Sử dụng chế độ kế toán của đơn vị: Quyết định 123/QĐ-CT.

Xác định tài khoản liên quan:

Tài khoản Tiền mặt: 1111.

Tài khoản Công nợ khách hàng: 1311.

Bước 3: Xu hướng biến động của tài khoản:

Tài khoản 1111 (Tiền mặt) tăng lên do việc nhận tiền mặt từ khách hàng.

Tài khoản 1311 (Công nợ khách hàng) giảm đi do khách hàng đã thanh toán nợ.

Bước 4: Định khoản kế toán:

Xác định tài khoản nào ghi Nợ và tài khoản nào ghi Có:

Tài khoản 1111 (Tiền mặt) tăng lên với số tiền bạn đã nhận từ khách hàng, vì vậy ghi Nợ tài khoản 1111.

Tài khoản 1311 (Công nợ khách hàng) giảm đi với số tiền mà khách hàng đã thanh toán, vì vậy ghi Có tài khoản 1311.

Cuối cùng, định khoản kế toán cho việc “Nhận tiền mặt từ khách hàng: 50.000.000 đồng” sẽ là:

Nợ TK 1111 (Tiền mặt): 50.000.000 đồng

Có TK 1311 (Công nợ khách hàng): 50.000.000 đồng

Một số lưu ý khi định khoản kế toán

dinh-khoan-ke-toan

Xem thêm: Danh sách 82 websites cực bổ ích giúp bạn học mọi thứ trên đời

Chắc chắn hiểu rõ giao dịch: Trước khi định khoản, bạn phải hiểu rõ chi tiết của giao dịch hoặc sự kiện kinh tế. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết về hoạt động kinh doanh và quy định kế toán liên quan.

Tuân thủ quy tắc kế toán: Tuân thủ quy tắc kế toán quốc gia hoặc quy định cụ thể của tổ chức hoặc ngành là rất quan trọng. Điều này đảm bảo rằng bạn đang thực hiện định khoản theo các tiêu chuẩn kế toán chính quy.

Xác định tài khoản phù hợp: Chọn tài khoản kế toán thích hợp cho giao dịch. Mỗi tài khoản có mục đích và sử dụng riêng, bạn cần đảm bảo rằng bạn đã chọn tài khoản phù hợp.

Xác định ghi Nợ và Có: Xác định rõ tài khoản nào ghi Nợ và tài khoản nào ghi Có trong định khoản. Thường, tài khoản ghi Nợ là tài khoản giảm, còn tài khoản ghi Có là tài khoản tăng.

Ghi số tiền chính xác: Đảm bảo rằng số tiền ghi trong định khoản là chính xác. Lỗi trong việc ghi số tiền có thể dẫn đến sai sót nghiêm trọng trong báo cáo tài chính.

Bảo toàn các tài liệu hỗ trợ: Luôn lưu giữ các tài liệu hỗ trợ như hóa đơn, biên lai, hợp đồng, để chứng minh và giải thích giao dịch khi cần thiết trong tương lai.

Sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống kế toán: Sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống kế toán để quản lý và ghi chép tài chính, giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quá trình kế toán.

Kiểm tra và xác nhận định khoản: Trước khi lưu vào sổ sách chính thức, hãy kiểm tra kỹ lại định khoản và xác nhận tính chính xác của nó.

Tổng hợp các bút toán định khoản kế toán cơ bản tại doanh nghiệp

Định khoản kế toán ghi nhận nghiệp vụ kế toán mua hàng

Mua hàng hóa:

Mua hàng về nhập kho:

Nợ TK 156, 152, 153,… Giá trị mua chưa bao gồm thuế GTGT.

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào.

Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán theo hóa đơn.

Mua hàng về không nhập kho:

Nợ TK 642, 642, 242, 211,..: Giá trị chưa bao gồm thuế GTGT.

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu mua vào.

Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán.

Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ:

Nợ TK 156, 156, 211,…

Nợ TK 133.

Có TK 331, 111, 112.

Mua hàng được hưởng chiết khấu:

Chiết khấu thanh toán:

Nợ TK 111, 112,…

Có TK 515.

Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán:

Nợ TK 331, 111, 112: Số tiền chiết khấu thương mại.

Có TK 156, 152, … Giảm giá trị hàng tồn kho (nếu hàng còn trong kho).

Có TK 1331: Giảm thuế GTGT Mua vào hoặc

Nợ TK 331, 111, 112: Số tiền chiết khấu thương mại.

Có TK 632, 154, 642,…: Giảm giá vốn, giảm giá trị chi phí,… (nếu hàng đã bán).

Có TK 1331: Giảm thuế GTGT Mua vào.

Định khoản kế toán nghiệp vụ kế toán bán hàng

Bán hàng hóa, dịch vụ:

Ghi nhận doanh thu:

Với hàng hoá dịch vụ bán trong nước:

Nợ TK 131, 111, 112: Tổng giá trị thanh toán.

Có TK 511: Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ chưa bao gồm thuế GTGT.

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp.

Với hàng hoá dịch vụ xuất khẩu:

Nợ TK 131: Tổng phải thu về từ khách hàng.

Có TK 511: Doanh thu xuất khẩu hàng hóa.

Ghi nhận giá vốn của hàng hóa dịch vụ bán ra:

Với hàng hoá dịch vụ bán trong nước:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.

Có TK 156, 155, 154,..

Với hàng hoá dịch vụ xuất khẩu:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.

Có TK 155, 156,…

Ghi nhận các loại chiết khấu khi bán hàng hóa, dịch vụ:

Chiết khấu thanh toán:

Nợ TK 635.

Có TK 111, 112,..

Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán:

Trừ thẳng vào giá hàng trị hàng hóa trên hóa đơn.

Nợ TK 131, 111, 112: Tổng giá trị phải thu về.

Có TK 511 ( Doanh thu đã giảm).

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp.

Định khoản kế toán nghiệp vụ kế toán Tài sản cố định

Ghi nhận mua tài sản cố định:

Nợ TK 211: Giá trị Tài sản cố định (Bao gồm các khoản như: thuế trước bạ, đăng kiểm, chi phí vận chuyển lắp đặt chạy thử…).

Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ.

Có TK 112, 331: Tổng giá trị thanh toán.

Các bút toán định khoản thanh lý, nhượng bán tài sản cố định:

Xóa sổ TSCĐ:

Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐ.

Nợ TK 214: Giá trị đã khấu hao của TSCĐ.

Có TK 211: NGuyên giá của TSCĐ.

Ghi nhận thu nhập:

Nợ TK 131,112,… Tổng thanh toán.

Có TK 711: Giá bán TSCĐ.

Có TK 3331: Thuế GTGT bán ra TSCĐ.

Định khoản kế toán nghiệp vụ lương và các khoản trích theo lương

Ghi nhận chi phí lương:

Nợ TK 641,642,154,…. Chi phí lương ở từng bộ phận.

Có TK 334: Tổng lương phải trả cho người lao động.

Trích BHXH, BHYT, BHTN, CPCĐ:

Tính vào chi phí của doanh nghiệp:

Nợ TK 642,641,154,627,…

Có TK 3382: Kinh phí công đoàn.

Có TK 3383: BHXH.

Có TK 3384 : BHYT.

Có TK 3385: BHTN.

Trừ vào lương của người lao động:

Nợ TK 334.

Có TK 3382: Kinh phí công đoàn.

Có TK 3383: BHXH.

Có TK 3384 : BHYT.

Có TK 3385: BHTN.

Thanh toán lương:

Nợ TK 334.

Có TK 111, 112.

Định khoản kế toán các nghiệp vụ khác: tiền, công cụ dụng cụ

Nghiệp vụ kế toán tiền:

Thu tiền khách hàng:

Nợ TK 111,112.

Có TK 131.

Thu tiền khác: Nhận tiền góp vốn, hoàn ký quỹ,…

Nợ TK 111,112.

Có TK 411, 1386.

Chi tiền trả nhà Cung cấp:

Nợ TK 331.

Có TK 111,112.

Chi khác: Mua dịch vụ thanh toán ngay : tiền chi phí tiếp khách, xăng dầu, mua TSCĐ, CCDC thanh toán ngay,..

Nợ TK 642,641, 242,211.

Nợ TK 1331.

Có TK 111,112.

Nghiệp vụ kế toán công cụ dụng cụ:

Mua công cụ dụng cụ về nhập kho sau đó xuất ra sử dụng:

Nợ TK 153: Giá trị công cụ dụng cụ.

Nợ TK 1331: Thuế GTGT mua vào.

Có TK 111,112,331: Tổng thanh toán.

Khi xuất dùng công cụ dụng cụ:

Nợ TK 242, 241.

Có TK 153.

Mua công cụ dụng cụ về sử dụng luôn:

Nợ TK 242,241.

Nợ TK 1331.

Có TK 331, 111,112.

Định kỳ phân bổ chi phí công cụ dụng cụ vào chi phí của bộ phận sử dụng công cụ dụng cụ:

Nợ TK 642,641,154, …

Có TK 242,241.

Định khoản kế toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ

Kết chuyển thuế GTGT:

Nợ TK 3331: Số thuế GTGT được khấu trừ.

Có TK 1331.

Kết chuyển giá vốn:

Nợ TK 911.

Có TK 632.

Kết chuyển chi phí quản lý, kinh doanh:

Nợ TK 911.

Có TK 642,641.

Kết chuyển các khoản chi phí tài chính:

Nợ TK 911.

Có TK 635.

Kết chuyển chi phí khác:

Nợ TK 911.

Có TK 811.

Kết chuyển doanh thu:

Nợ TK 511.

Có TK 911.

Kết chuyển các khoản doanh thu tài chính:

Nợ TK 515.

Có TK 911.

Kết chuyển thu nhập khác:

Nợ TK 711.

Có TK 911.

Kết luận

Trong kế toán, việc định khoản là một phần quan trọng để ghi nhận các giao dịch tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và minh bạch. Việc định khoản đúng cách giúp doanh nghiệp xây dựng các báo cáo tài chính chính xác, cung cấp thông tin quan trọng cho việc quản lý, ra quyết định kinh doanh, và đảm bảo tuân thủ các quy định liên quan đến kế toán và thuế. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết. Đừng quên ghé thăm trang tin NextX để biết thêm nhiều kiến thức thú vị nhé.

 

Rate this post

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÀI VIẾT LIÊN QUAN

BÀI VIẾT LIÊN QUAN
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM