Bạn có từng cảm thấy bực mình khi phải chờ đợi quá lâu để được giải đáp thắc mắc về một sản phẩm mà mình vừa mua? Tôi thì có. Và đó chính là lúc tôi nhận ra tầm quan trọng của một hotline. Đầu số Hotline không chỉ là một dãy số điện thoại mà còn là một cầu nối thần kỳ, giúp kết nối doanh nghiệp với khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bài viết dưới đây NextXPhần mềm quản lý telesale sẽ giới thiệu đến bạn 4 đầu số hotline phổ biến nhất mà các doanh nghiệp tại Việt Nam đều đang lựa chọn sử dụng.

I. Đầu số hotline là gì?

Đầu số hotline là một đường dây liên lạc, thường là số điện thoại, được cung cấp để hỗ trợ, tư vấn, hoặc giải quyết vấn đề khẩn cấp cho khách hàng hay người dùng. Hotline thường hoạt động 24/7 hoặc trong những khung giờ cố định và được sử dụng để tạo kết nối nhanh chóng giữa người dùng và một tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan cung cấp dịch vụ. Hotlines có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như hỗ trợ kỹ thuật, dịch vụ chăm sóc khách hàng, hoặc hỗ trợ trong các tình huống khẩn cấp.

Đầu số hotline là gì? 4 Cách lựa chọn đầu số phù hợp với doanh nghiệp

Xem thêm: Bật mí 3 giải pháp chống khoá số tổng đài ảo chăm sóc khách hàng

II. Các đầu số Hotline tại Việt Nam

1. Vì sao nên chọn đầu số Hotline 1900

Đầu số hotline 1900 là loại hotline được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực bán hàng khác nhau, như chăm sóc khách hàng, giao hàng nhanh, chuỗi cửa hàng, đặt vé và xác nhận đơn hàng. Số hotline này cho phép doanh nghiệp cung cấp thông tin, tư vấn và hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng và tiện lợi, đồng thời tạo ra nguồn thu từ phí cuộc gọi.

Đặc điểm của đầu số Hotline 1900:

Đầu số hotline 1900 có đặc điểm nổi bật là thu phí từ người gọi. Mức cước cuộc gọi có thể dao động từ 1.000đ đến 15.000đ/phút, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động và đầu số mà công ty đã đăng ký. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ thông báo rõ ràng về cước phí này trong lời chào khi khách hàng gọi đến. Đây là quy định bắt buộc của nhà mạng nhằm đảm bảo minh bạch hóa cước phí mà khách hàng phải trả cho mỗi phút gọi.

Ưu điểm của đầu số Hotline 1900:

– Đầu số 1900 có cấu trúc ngắn gọn từ 8 – 10 số, trong đó có phần 1900 dễ nhận diện giúp khách hàng dễ dàng ghi nhớ và gọi khi cần thiết.

– Sử dụng đầu số 1900 giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín và chuyên nghiệp, do đây là loại đầu số đã được Bộ Thông tin và Truyền thông phê duyệt.

– Đầu số 1900 có thể triển khai trên toàn quốc mà không bị giới hạn bởi mã vùng, thuận lợi hơn cho việc quảng bá thương hiệu.

– Doanh nghiệp có thể nhận được chiết khấu từ cước phí cuộc gọi (trung bình từ 26% đến 40%) trên tổng doanh thu từ các cuộc gọi của khách hàng.

Nhược điểm của đầu số Hotline 1900:

Đầu số hotline là gì? 4 Cách lựa chọn đầu số phù hợp với doanh nghiệp

Xem thêm: Bật mí 7 kỹ năng giao tiếp qua điện thoại gợi ý cho bạn 100% hiệu quả

– Đầu số 1900 chỉ cho phép nhận cuộc gọi một chiều, không thể tương tác hai chiều, do đó doanh nghiệp cần bổ sung các số điện thoại khác để đáp ứng nhu cầu hỗ trợ khách hàng hiệu quả hơn.

– Do số hotline 1900 có độ dài cố định và phần đầu số 1900 chiếm 4 ký tự, việc lựa chọn một số điện thoại mong muốn sẽ bị hạn chế do các ký tự quy định của nhà mạng và giá cước.

– Một số khách hàng có thể cảm thấy không thoải mái khi phải trả tiền cho các cuộc gọi đến tổng đài thương mại, ảnh hưởng đến quyết định gọi điện của họ.

Đầu số Hotline 1900 phù hợp với những doanh nghiệp nào?

  • Nâng cao chất lượng và kỹ năng chăm sóc khách hàng.
  • Sử dụng để giao tiếp, tư vấn bán hàng và hỗ trợ khách hàng.
  • Phục vụ cho các ngành kinh doanh như tư vấn du học, bảo hiểm, pháp lý, visa và nhiều lĩnh vực tương tự.

2. Vì sao nên chọn đầu số Hotline 1800

Đầu số hotline 1800 là tổng đài tự động được nhiều doanh nghiệp sử dụng phổ biến, chủ yếu để hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng. Đầu số này thường được thiết lập sẵn để khách hàng có thể gọi đến và nhận được sự hỗ trợ mà không mất phí.

Đặc điểm của đầu số hotline 1800:

Trái ngược với đầu số 1900, khách hàng gọi đến đầu số 1800 sẽ không phải trả phí cuộc gọi. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ phải chịu toàn bộ chi phí. Nếu cuộc gọi xuất phát từ thuê bao cố định, doanh nghiệp sẽ phải trả 545 đồng/phút. Nếu là thuê bao di động thì cưới phí là 850 đồng/phút (chưa gồm thuế VAT).

Ưu điểm của đầu số hotline 1800:

– Với tính năng miễn phí, đầu số 1800 tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng liên hệ với doanh nghiệp mà không lo về cước phí. Chính điều đó đã giúp tăng cường sự kết nối và tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng.

– Ngoài miễn phí ra, đầu số 1800 cũng mang đến các lợi ích tương tự như đầu số 1900 như tính chuyên nghiệp, dễ nhớ và hỗ trợ quảng bá trên toàn quốc.

Đầu số hotline là gì? 4 Cách lựa chọn đầu số phù hợp với doanh nghiệp

Nhược điểm của đầu số hotline 1800:

– Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc quản lý và dự trù chi phí, vì cước phí phát sinh từ các cuộc gọi của khách hàng có thể không thể dự đoán trước.

Vì là đầu số miễn phí, doanh nghiệp có nguy cơ nhận được nhiều cuộc gọi từ những người không có nhu cầu sử dụng dịch vụ. Tuy nhiên, vấn đề này đã phần nào được giải quyết bằng các công cụ chặn cuộc gọi quấy rối.

Giống như đầu số 1900, đầu số 1800 chỉ nhận cuộc gọi từ khách hàng mà không thể thực hiện cuộc gọi đi. Do đó, doanh nghiệp cần trang bị thêm một số hotline khác để phục vụ nhu cầu gọi ra.

Đầu số Hotline 1800 phù hợp với những doanh nghiệp nào?

  • Những công ty đã có vị thế trên thị trường, mong muốn thúc đẩy nhu cầu liên lạc từ khách hàng.
  • Ngoài ra, các tổ chức xã hội sử dụng tổng đài để hỗ trợ, tư vấn cho những nhóm đối tượng yếu thế như trẻ em, phụ nữ, hoặc các dịch vụ khẩn cấp cũng sẽ thấy đầu số 1800 là một lựa chọn phù hợp.

3. Vì sao nên chọn đầu số di động

Đầu số cố định là dịch vụ thoại sử dụng trên nền tảng IP, cho phép doanh nghiệp sử dụng một số điện thoại duy nhất để tiếp nhận và thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời. Loại đầu số này giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng (CSKH), tư vấn và telesales.

Đặc điểm của đầu số cố định:

Đầu số cố định được gắn với mã vùng của từng khu vực, như 024 cho Hà Nội và 028 cho TP.HCM, giúp khách hàng dễ nhận biết. Khác với các đầu số như 1900 hay 1800, đầu số cố định cho phép doanh nghiệp không chỉ nhận cuộc gọi mà còn có thể gọi lại cho khách hàng từ cùng một số, mà không cần thêm đầu số phụ. Đầu số cố định được đăng ký và sử dụng riêng cho doanh nghiệp, mang lại tính nhất quán và chuyên nghiệp.

Ưu điểm khi lựa chọn đầu số cố định:

  • So với các loại đầu số khác, cước thuê bao hàng tháng của đầu số cố định thường rẻ hơn, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
  • Đầu số cố định không chỉ cho phép doanh nghiệp nhận cuộc gọi mà còn thực hiện các cuộc gọi đi với chi phí, đặc biệt là cước gọi nội hạt, thấp hơn so với các loại số khác.
  • Khách hàng thường cảm thấy an tâm hơn khi gọi đến số cố định của doanh nghiệp, do loại số này chỉ được cấp phép cho các đơn vị có đăng ký chính thức.
  • Đầu số cố định gắn liền với mã vùng, giúp khách hàng nhận diện được khu vực kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhược điểm của đầu số cố định:

  • Đầu số cố định thường có độ dài khoảng 11 số, làm cho việc ghi nhớ trở nên khó khăn hơn đối với khách hàng.
  • Với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các tỉnh thành khác nhau, việc chọn đầu số cố định đồng nhất (chỉ khác mã vùng) là điều không dễ dàng, gây khó khăn trong việc nhận diện thương hiệu trên phạm vi rộng.

Đầu số cố định phù hợp với những doanh nghiệp nào?

  • Những công ty cần liên lạc thường xuyên với khách hàng, sử dụng số hotline làm kênh chính để kết nối.
  • Các doanh nghiệp hoạt động trong một khu vực cụ thể, giúp khách hàng dễ dàng nhận diện và ghi nhớ qua mã vùng gắn liền với số cố định.

III. 4 Cách lựa chọn đầu số phù hợp

1. Xác định nhu cầu sử dụng

Trước tiên, doanh nghiệp cần phân tích rõ mục đích sử dụng đầu số tổng đài. Nếu mục tiêu chính là hỗ trợ khách hàng, doanh nghiệp có thể chọn các đầu số miễn phí cho người gọi như 1800 để khuyến khích khách hàng gọi vào. Ngược lại, nếu cần tối ưu doanh thu từ các cuộc gọi tư vấn hoặc cung cấp dịch vụ cao cấp, đầu số 1900 sẽ là lựa chọn thích hợp hơn. Đối với doanh nghiệp nhỏ, nếu cần tiết kiệm chi phí và có khả năng nhận và thực hiện cuộc gọi, đầu số cố định có thể là lựa chọn tốt. Việc hiểu rõ nhu cầu sẽ giúp chọn được đầu số đáp ứng đúng mục đích.

2. Tính toán chi phí

Một trong những yếu tố quan trọng là chi phí vận hành tổng đài. Doanh nghiệp cần xem xét cước thuê bao hàng tháng, chi phí phát sinh khi nhận và gọi đi từ đầu số tổng đài. Với đầu số 1800, doanh nghiệp phải chịu hoàn toàn chi phí cuộc gọi, do đó cần dự trù chi phí dựa trên tần suất và khối lượng cuộc gọi từ khách hàng. Đối với đầu số 1900, doanh nghiệp sẽ được hưởng phần trăm doanh thu từ cước gọi của khách hàng, nhưng cần đảm bảo rằng mức phí không quá cao để không làm khách hàng ngại gọi.

3. Chọn số đẹp

Việc lựa chọn một số hotline dễ nhớ và mang tính biểu tượng cao có thể giúp nâng cao hiệu quả quảng bá thương hiệu và tăng cường nhận diện doanh nghiệp. Các số điện thoại có cấu trúc lặp lại, dễ nhớ sẽ tạo ấn tượng mạnh và khuyến khích khách hàng liên hệ nhiều hơn. Một số doanh nghiệp cũng ưu tiên chọn số đẹp theo phong thủy hoặc số gắn liền với thương hiệu để tạo dấu ấn đặc biệt trong tâm trí khách hàng.

4. Cân nhắc về dịch vụ kèm theo

Khi lựa chọn tổng đài, doanh nghiệp cũng nên xem xét các dịch vụ hỗ trợ kèm theo như tính năng ghi âm cuộc gọi, quản lý cuộc gọi thông minh, báo cáo cuộc gọi chi tiết và hỗ trợ kỹ thuật. Những tính năng này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng hiệu suất làm việc. Việc có hệ thống tổng đài linh hoạt, dễ quản lý và tích hợp với các phần mềm khác cũng là yếu tố quan trọng để nâng cao trải nghiệm khách hàng.

IV. Kết luận

Trong kỷ nguyên số, khi khách hàng ngày càng đòi hỏi sự nhanh chóng và tiện lợi, hotline vẫn giữ được vị trí quan trọng của mình. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, các doanh nghiệp cần không ngừng đổi mới và nâng cấp dịch vụ hotline. Bạn đang sở hữu một doanh nghiệp và muốn nâng cao trải nghiệm khách hàng? Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích trong kinh doanh nhé.

NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải.

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ

>>Giải pháp chính:

Phần mềm CRM

Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo

Phần mềm CRM cho bất động sản

Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành

Phần mềm CRM cho bảo hiểm

Phần mềm CRM cho vận tải logistic

Phần mềm CRM cho dược phẩm

Phần mềm CRM cho ô tô xe máy

Phần mềm CRM quản lý Spa

>>Phòng Marketing:

Phần mềm quản lý khách hàng

>>Phòng kinh doanh:

Phần mềm quản lý kinh doanh

Phần mềm quản lý công việc

Phần mềm định vị nhân viên thị trường

Phần mềm quản lý dự án

>>Phòng nhân sự:

Phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm giám sát nhân viên

Phần mềm quản lý chấm công

Phần mềm quản lý telesale

Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale

>>Phòng hỗ trợ khách hàng:

Phần mềm chăm sóc khách hàng

Loyalty App – app chăm sóc khách hàng

Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center

Phần mềm tổng đài ảo Call Center

>>Phòng hệ thống phân phối:

Phần mềm quản lý hệ thống phân phối

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH

Phần mềm DMS

HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG

Phần mềm quản lý bán hàng

Hãy đánh giá bài viết này