Mách bạn 6 bước gửi giấy tờ qua bưu điện nhanh chóng, đơn giản

Bạn đang cần gửi giấy tờ quan trọng như hợp đồng, bằng cấp hay chứng chỉ qua bưu điện nhưng loay hoay không biết cách nào để đảm bảo chúng được gửi đi nhanh chóng và chính xác? Đừng lo lắng nữa, vì chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn những bí quyết và kinh nghiệm cực kỳ hữu ích. Những kiến thức này giúp bạn gửi giấy tờ qua bưu điện một cách dễ dàng và hiệu quả nhất. Bạn sẽ không còn phải lo lắng về việc giấy tờ của mình có bị mất hoặc bị gửi sai địa chỉ nữa. Hãy cùng NextX – Phần mềm quản lý nhà sách văn phòng phẩm tìm hiểu thêm về cách gửi giấy tờ qua bưu điện một cách nhanh chóng và chính xác.

Cách gửi giấy tờ tại bưu điện

Đây là một cách gửi giấy tờ đơn giản và tiện lợi. Đặc biệt là đối với những người không quen sử dụng các ứng dụng công nghệ. Khi đến bưu điện, chỉ cần mang theo giấy tờ cần gửi và cước phí phù hợp. Ghi lại thông tin của người gửi và người nhận, sau đó thực hiện theo hướng dẫn từ nhân viên tư vấn.

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ cần gửi qua bưu điện

Xem thêm: Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện chi tiết chỉ với 3 bước

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra: 

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty. 

Trước khi mang giấy tờ đến bưu điện, bạn cần chuẩn bị kỹ các giấy tờ cần gửi. Đồng thời kiểm tra lại nội dung, ngày tháng, chữ ký và dấu của các bên liên quan. Nếu có thể, bạn nên sao lưu lại bản mềm của các giấy tờ để phòng trường hợp mất mát hoặc hư hỏng.

Bước 2: Đóng gói giấy tờ

Xem thêm Tra cứu vận đơn Viettel Post bằng 5 cách nhanh, chính xác 100% – NextX

Để bảo vệ giấy tờ khỏi bị rách, ướt hay nhăn. Bạn nên đóng gói giấy tờ cẩn thận trong một bì thư hoặc túi nilon có kích thước phù hợp. Bạn nên chọn loại bì thư hoặc túi nilon có màu sắc tối để tránh nhìn thấu được nội dung bên trong. Bạn nên dán kín miệng bì thư hoặc túi nilon để tránh bị mở ra trong quá trình vận chuyển.

Bước 3: Điền thông tin người gửi và người nhận

Xem thêm  Top 7 phần mềm quản lý định vị giám sát nhân viên sale thị trường tốt nhất tại Việt Nam 

Trên mặt trước của bì thư hoặc túi nilon, bạn cần ghi rõ thông tin của người gửi và người nhận. Bao gồm:

– Tên và địa chỉ của người gửi (FROM)

– Tên và địa chỉ của người nhận (TO)

– Số điện thoại của người gửi và người nhận (PHONE)

– Mã bưu điện của người gửi và người nhận (POSTAL CODE)

Bạn nên ghi thông tin bằng chữ in hoa, rõ ràng và đúng quy định của bưu điện. Bạn cũng nên ghi tiếng Việt có dấu để tránh nhầm lẫn.

Bước 4: Chọn hình thức vận chuyển

Xem thêm: Hướng dẫn gửi đồ ra nước ngoài qua bưu điện an toàn, tiết kiệm

Tùy vào mức độ khẩn cấp và chi phí của bạn. Bạn có thể chọn một trong ba hình thức vận chuyển sau:

– Bưu phẩm đảm bảo. Dành cho các giấy tờ quan trọng, có tính bảo mật cao. Bạn sẽ được cấp mã số để theo dõi trạng thái của bưu phẩm. Thời gian vận chuyển từ 2 đến 4 ngày.

– Chuyển phát nhanh EMS. Dành cho các giấy tờ cần được giao trong thời gian sớm nhất. Bạn cũng sẽ được cấp mã số để theo dõi trạng thái của bưu phẩm. Thời gian vận chuyển từ 1 đến 2 ngày.

– Bưu kiện. Dành cho các giấy tờ thông thường, không quá khẩn cấp. Bạn không được cấp mã số để theo dõi trạng thái của bưu phẩm. Thời gian vận chuyển từ 5 đến 7 ngày.

Bạn nên cân nhắc kỹ trước khi chọn hình thức vận chuyển. Vì mỗi hình thức sẽ có mức phí khác nhau. Tùy theo trọng lượng, kích thước và quãng đường của bưu phẩm.

Bước 5: Mang giấy tờ đến bưu điện để gửi

Sau khi hoàn tất các bước trên. Bạn mang giấy tờ đến bưu điện gần nhất và nộp cho nhân viên. Nhân viên sẽ kiểm tra lại thông tin của bạn. Cũng như cân nặng và kích thước của bưu phẩm, và tính phí vận chuyển cho bạn. Bạn nên mang theo tiền mặt hoặc thẻ thanh toán để thanh toán phí vận chuyển. Sau khi thanh toán, bạn sẽ nhận được biên lai và mã số (nếu có) của bưu phẩm. Bạn nên giữ lại biên lai và mã số để làm căn cứ khi cần kiểm tra hoặc khiếu nại.

Bước 6: Theo dõi trạng thái của bưu phẩm

Xem thêm: Mách bạn 2 cách gửi hàng Viettel Post cực đơn giản và nhanh chóng

Nếu bạn chọn hình thức bưu phẩm đảm bảo hoặc chuyển phát nhanh EMS. Bạn có thể theo dõi trạng thái của bưu phẩm qua website của Vietnam Post hoặc qua số điện thoại của bưu điện. Bạn chỉ cần nhập mã số của bưu phẩm vào ô tìm kiếm hoặc cung cấp mã số cho nhân viên để được biết vị trí và thời gian dự kiến giao hàng của bưu phẩm.

Cách gửi giấy tờ qua bưu điện tại nhà

Hiện nay, đa số các bạn trẻ sử dụng cách gửi và nhận hàng thông qua ứng dụng Vietnam Post hoặc trang web. Sau khi bạn tạo đơn hàng và nhập đầy đủ thông tin. Bưu tá sẽ đến trực tiếp địa chỉ của người gửi để lấy hàng đi gửi.

Nếu cần thiết, người gửi nên niêm phong tài liệu lại bằng con dấu hoặc chữ ký để tăng tính bảo mật.

Để gửi tài liệu bằng cách tạo đơn hàng trực tuyến trên Vietnam Post, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1. Truy cập trang web hoặc tải ứng dụng Vietnam Post về điện thoại.

Bước 2. Đăng nhập tài khoản hoặc tạo tài khoản mới nếu chưa có.

Bước 3. Chọn loại dịch vụ gửi tài liệu phù hợp với nhu cầu của bạn, ví dụ như chuyển phát nhanh hoặc chuyển phát thường.

Bước 4. Nhập đầy đủ thông tin của người gửi và người nhận, bao gồm địa chỉ, số điện thoại và email.

Bước 5. Chọn phương thức thanh toán phù hợp, ví dụ như thanh toán qua thẻ tín dụng hoặc chuyển khoản.

Bước 6. Tạo đơn hàng và nhập thông tin về tài liệu cần gửi. Bao gồm số lượng, kích thước và trọng lượng.

Bước 7. Xác nhận thông tin và hoàn tất việc tạo đơn hàng. Bạn sẽ nhận được mã vận đơn để theo dõi quá trình vận chuyển của tài liệu.

Sau khi tạo đơn hàng thành công, nhân viên của Vietnam Post sẽ đến lấy tài liệu tại địa chỉ người gửi. Sau đó vận chuyển đến địa chỉ người nhận trong thời gian được xác định trước đó.

Gửi giấy tờ qua bưu điện mất bao lâu thì đến tay người nhận

Thời gian gửi giấy tờ hoặc tài liệu qua dịch vụ bưu điện sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Căn cứ vào dịch vụ lựa chọn và khoảng cách cần gửi. Dịch vụ chuyển phát thường thường có chi phí vận chuyển thấp hơn và thời gian để bưu kiện hoàn tất giao nhận dao động từ 5 đến 7 ngày. Tuy nhiên, nếu địa điểm nhận hàng cách xa hoặc có địa hình, đường đi phức tạp hoặc điều kiện thời tiết không thuận lợi, thì thời gian giao nhận có thể kéo dài thêm khoảng 2-3 ngày.

Để tiết kiệm thời gian, người gửi có thể lựa chọn dịch vụ chuyển phát nhanh. Mặc dù cước phí vận chuyển cao hơn một chút nhưng thời gian giao nhận sẽ được rút ngắn. Thông thường, dịch vụ này chỉ mất khoảng 2 ngày để giao hàng thành công với những khu vực gần. Từ 3 đến 5 ngày với những địa chỉ ở xa hơn và khó di chuyển hơn.

Tuy nhiên, nếu bưu kiện cần chuyển phát là giấy tờ thì mức cước phí giữa hai dịch vụ này không chênh lệch quá nhiều. Vì vậy người gửi có thể xem xét cẩn thận trước khi lựa chọn.

Kết Luận

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc gửi giấy tờ qua bưu điện vẫn là một phương thức quan trọng để liên lạc và trao đổi thông tin giữa các cá nhân và tổ chức. Tuy nhiên, để đảm bảo tính nhanh chóng và chính xác, cần tuân thủ các quy định và hướng dẫn của bưu điện. Với những kinh nghiệm và mẹo nhỏ trong bài viết, hy vọng bạn sẽ có thể gửi giấy tờ qua bưu điện một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Để có thêm nhiều kiến thức hay và hữu ích hãy ghé trang tin NextX.

Có thể bạn quan tâm: Chỉ mất 10 phút để nắm rõ cách đóng gói hàng gửi Viettel Post từ A-Z