Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc có một kế hoạch liên tục hoạt động kinh doanh (Business Continuity Plan). Là vô cùng quan trọng để đảm bảo sự ổn định và sự tồn tại của một doanh nghiệp. Với những rủi ro ngày càng phức tạp như thảm họa tự nhiên, sự cố công nghệ. Hoặc các vấn đề liên quan đến con người, việc có một kế hoạch này. Giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể tiếp tục hoạt động và đối phó trong những thời điểm khó khăn. Bài viết dưới đây, NextX – Phần mềm CRM muốn đưa bạn đi tìm hiểu về 5 bước để có được một định nghĩa BCP hoàn hảo.

1. Định nghĩa Business Continuity Plan 

Business Continuity Plan (BCP) là một tài liệu chi tiết và có kế hoạch được thiết kế. Để giúp tổ chức hoặc doanh nghiệp duy trì và tái lập các hoạt động chính sau khi xảy ra một sự cố hay thảm họa. BCP là một phần quan trọng của quản lý rủi ro và sự kiểm soát trong doanh nghiệp.

Business Continuity Plan là gì? 5 Quy trình cấu thành của BCP

Mục tiêu chính của BCP là giúp tổ chức ứng phó với các sự cố bất ngờ. Như mất điện, thiên tai, hoặc các vấn đề liên quan đến an ninh thông tin. Kế hoạch này cung cấp các hướng dẫn cụ thể về cách tổ chức sẽ tiếp tục vận hành trong các tình huống khẩn cấp. Mục đích để giảm thiểu tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.

2. Lợi ích của Business Continuity Plan 

2.1 Đối với nhân viên

Business Continuity Plan (BCP) có nhiều lợi ích đối với nhân viên. Trước hết, BCP đảm bảo sự an toàn và bảo vệ cho nhân viên trong các tình huống khẩn cấp. Nhân viên được đào tạo để biết cách ứng phó và hành động an toàn trong những tình huống khẩn cấp. Giúp tăng sự tự tin và sự đáp ứng của họ.

Thứ hai, BCP giúp duy trì hoạt động kinh doanh và các việc làm cho nhân viên trong thời gian khó khăn. Bằng cách duy trì hoạt động kinh doanh ngay cả khi có sự cố xảy ra. BCP đảm bảo công việc giữ chân nhân viên được duy trì ổn định và thu nhập của họ không bị gián đoạn. Điều này tạo ra sự ổn định và an toàn tài chính cho nhân viên. Giúp họ tập trung vào công việc một cách hiệu quả và tự tin.

2.2 Đối với khách hàng

Business Continuity Plan (BCP) mang lại nhiều lợi ích quan trọng đối với khách hàng của tổ chức. Thứ nhất, BCP đảm bảo rằng các dịch vụ và sản phẩm vẫn được cung cấp liên tục cho khách hàng ngay cả khi xảy ra sự cố. Việc duy trì tính liên tục trong cung cấp dịch vụ giúp giữ cho khách hàng hài lòng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với họ. Khách hàng có thể tin tưởng vào sự ổn định của tổ chức. Và biết rằng họ sẽ nhận được dịch vụ chất lượng ngay cả trong những hoàn cảnh khó khăn.

Thứ hai, việc duy trì dịch vụ trong mọi tình huống giúp tăng niềm tin và tín nhiệm của khách hàng đối với tổ chức. Khách hàng sẽ cảm thấy an tâm khi biết rằng tổ chức có khả năng xử lý các vấn đề. Đồng thời duy trì sự liên tục trong hoạt động kinh doanh. Việc này làm tăng giá trị tín nhiệm của tổ chức trong mắt khách hàng và có thể tạo ra các mối quan hệ lâu dài và bền vững. Do đó, BCP không chỉ làm hài lòng khách hàng mà còn giúp tăng cường mối quan hệ và niềm tin giữa tổ chức và khách hàng.

Business Continuity Plan là gì? 5 Quy trình cấu thành của BCP

Xem thêm: Tìm hiểu về Vai trò và Công việc của IT Business Analyst (Phần 2)

2.3 Đối với đối tác

Business Continuity Plan (BCP) không chỉ đem lại lợi ích cho tổ chức. Mà còn ảnh hưởng tích cực đến các đối tác kinh doanh của tổ chức. Thứ nhất, BCP giúp đảm bảo rằng các đối tác của tổ chức có thể tiếp tục hoạt động một cách bình thường trong thời gian khẩn cấp. Điều này có ý nghĩa quan trọng đối với chuỗi cung ứng và hợp tác với các đối tác. Đảm bảo rằng nguồn cung của sản phẩm và dịch vụ không bị gián đoạn.

Thứ hai, BCP đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ với các đối tác kinh doanh. Việc tổ chức có một kế hoạch sẵn sàng để ứng phó với các tình huống khẩn cấp. Giúp tăng cường sự tin tưởng và trách nhiệm chia sẻ giữa tổ chức và các đối tác. Các đối tác sẽ cảm thấy được đánh giá và chăm sóc khi tổ chức thể hiện sự chu đáo. Và sẵn sàng hỗ trợ trong các tình huống khó khăn.

Tổng thể, BCP không chỉ làm cho các đối tác yên tâm về việc tiếp tục hoạt động trong mọi tình huống. Mà còn đóng góp tích cực vào việc duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa tổ chức và các đối tác kinh doanh.

2.4 Đối với mục tiêu và tài chính kinh doanh

BCP mang lại nhiều lợi ích quan trọng đối với mục tiêu và tài chính kinh doanh của tổ chức. Trước tiên, BCP giúp tăng tính minh bạch và ổn định cho hoạt động kinh doanh. Việc có một kế hoạch sẵn sàng để đối phó với các rủi ro giúp đảm bảo sự ổn định tài chính của tổ chức. Nhờ vào BCP, các hoạt động kinh doanh được tổ chức và lập trình một cách có hệ thống hơn. Từ đó tạo ra sự tin tưởng cho các nhà đầu tư, cổ đông và đối tác kinh doanh.

Thứ hai, BCP giúp giảm thiểu thiệt hại do sự cố, từ đó bảo vệ mục tiêu và tài chính kinh doanh của tổ chức. Việc triển khai các biện pháp phòng ngừa và đối phó sự cố. Sẽ giúp giảm thiểu tác động tiêu cực lên doanh thu và lợi nhuận của tổ chức. Khôi phục hoạt động nhanh chóng sau khi xảy ra sự cố cũng là một yếu tố quan trọng. Để giảm thiểu thiệt hại kinh tế và duy trì tính bền vững của doanh nghiệp.

3. Quy trình cấu thành của Business Continuity Plan

3.1 Bước 1: Xác định bối cảnh hoạt động

Để xác định bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lý cần trả lời những câu hỏi sau:

  1. Những yếu tố nào làm cho doanh nghiệp hoạt động bình thường?
    • Các yếu tố này có thể là những tài nguyên như nhân lực, vật chất, tài chính ổn định.
    • Sự hiện diện của một hệ thống quản lý hiệu quả.
    • Mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng doanh nghiệp và đối tác.
  2. Các quy trình trọng yếu trong tổ chức được hiểu là gì?
    • Đây là những quy trình hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm/dịch vụ và hoạt động hàng ngày.
    • Ví dụ: quy trình sản xuất, quản lý khách hàng, kế toán tài chính, vận hành hệ thống IT.
  3. Những yếu tố môi trường nào ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp?
    • Kinh tế: tình hình tài chính, xu hướng thị trường.
    • Chính trị: chính sách, quy định pháp lý.
    • Văn hóa xã hội: giá trị, thói quen, nhận thức của người tiêu dùng.
    • Các yếu tố công nghệ: sự tiến bộ trong công nghệ, sự cạnh tranh từ các công nghệ mới.

Business Continuity Plan là gì? 5 Quy trình cấu thành của BCP

Xem thêm: Trình quản lý trang Facebook Business là gì? Tạo tài khoản Business chỉ với 3 bước

3.2 Bước 2: Thực hiện Đánh giá Tác động Kinh doanh (Business Impact Analysis – BIA)

Để thực hiện phân tích tác động kinh doanh một cách hiệu quả, các nhà quản lý cần xác định. Và xếp hạng các tài sản trọng yếu đóng vai trò nòng cốt trong hoạt động của doanh nghiệp. Những tài sản này bao gồm:

  1. Con người: Thông tin liên hệ của nhân viên chủ chốt là một trong những tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp. Đây là những người có vai trò then chốt trong quản lý, sản xuất và cung cấp chất lượng dịch vụ khách hàng. Việc xác định ai là nhân viên chủ chốt và cách liên lạc với họ trong trường hợp khẩn cấp là điều rất quan trọng.
  2. Các nhà cung cấp: Thông tin liên lạc của các nhà cung cấp chính và các bên thứ ba cũng là tài sản quan trọng. Các mối quan hệ với các nhà cung cấp có thể ảnh hưởng lớn đến khả năng cung cấp hàng. Hoặc dịch vụ cần thiết cho doanh nghiệp.
  3. Thiết bị: Danh sách các thiết bị chính của doanh nghiệp bao gồm máy tính, máy in, máy quét, xe cộ… Các thiết bị này là hạ tầng kỹ thuật quan trọng để duy trì các quy trình vận hành.
  4. Hàng tồn kho: Danh sách các vật tư, nguyên liệu và kho hàng của doanh nghiệp. Việc đánh giá tác động của sự mất mát hoặc gián đoạn trong việc tiếp cận hàng tồn kho là rất quan trọng. Để đảm bảo hoạt động liên tục của doanh nghiệp.
  5. Dữ liệu: Tài liệu điện tử quan trọng như bảng lương, kế toán, hồ sơ khách hàng và các bản sao lưu. Bảo vệ và khôi phục dữ liệu trong trường hợp khẩn cấp là một phần không thể thiếu của BIA.

3.3 Bước 3. Xây dựng kế hoạch khắc phục

Sau khi đã xác định những yếu tố tiềm ẩn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh liên tục của doanh nghiệp. Bước tiếp theo là lập kế hoạch để ứng phó với khủng hoảng. Quy trình này gồm 4 giai đoạn:

Doanh nghiệp giữ chân khách hàng bằng hệ sinh thái NextX, ngoài ra: 

NextX là một hệ thống CRM chuyên sâu và đáng chú ý cho doanh nghiệp. NextX luôn được nâng cấp và trang bị đầy đủ tính năng hiện đại. Đặc biệt, NextX được coi là phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kinh doanh, phần mềm quản lý hệ thống phân phối, phần mềm DMS, phần mềm giám sát nhân viên thị trường, phần mềm quản lý telesale, phần mềm tổng đài CSKH Call Center… hàng đầu cho các doanh nghiệp lớn, vừa. Điểm mạnh của NextX nằm ở việc có Mobile App tiện lợi và tích hợp đa kênh. Trong đó hệ sinh thái NextX cung cấp các giải pháp All-In-One, bao gồm NextX CRM, NextX bán hàng, NextX DMS, NextX Call và NextX Loyalty. 

3.3.1 Giai đoạn 1 – Ứng phó Khẩn cấp

Trọng tâm ở giai đoạn này là đảm bảo an toàn cho tất cả nhân viên và bảo vệ tài sản của tổ chức. Kế hoạch sẽ được triển khai ngay khi có sự cố khẩn cấp xảy ra. Trong nhiều trường hợp cấp bách, nhân viên sẽ tự động thực hiện theo quy trình đã được vạch ra mà không cần chờ lệnh từ lãnh đạo cao cấp. Chẳng hạn như thiên tai (hỏa hoạn, động đất) hoặc tấn công an ninh mạng.

3.3.2 Giai đoạn 2 – Quản lý Khủng hoảng

Giai đoạn này tập trung vào việc xây dựng các phương án phản ứng của tổ chức trước khủng hoảng. Một nhóm quản lý khủng hoảng sẽ được thành lập. Gồm các thành viên của ban lãnh đạo có trách nhiệm ra các quyết định quan trọng. Và những người có kỹ năng quản lý để điều hành các hoạt động chức năng trong thời gian xảy ra sự cố.

3.3.3 Giai đoạn 3 – Phục hồi

Giai đoạn này tập trung vào việc khôi phục các chức năng chủ chốt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các phương án thay thế. Hoặc nguồn lực dự phòng để đảm bảo các hoạt động kinh doanh có thể tiếp tục.

3.3.4 Giai đoạn 4 – Tái thiết

Giai đoạn này liên quan đến việc đưa doanh nghiệp trở lại trạng thái hoạt động bình thường trước khi xảy ra khủng hoảng. Ở giai đoạn này, cần lưu ý không được chủ quan và tiếp tục chuẩn bị các phương án phòng ngừa. Để đảm bảo doanh nghiệp có thể hoạt động trở lại một cách ổn định và bền vững.

Xem thêm: Phần mềm CRM có quy trình hoạt động diễn ra như thế nào?

3.4 Bước 4: Triển khai và huấn luyện

Để triển khai thành công kế hoạch kinh doanh liên tục, cách quản lý nhân viên. Là rất quan trọng để chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Cần đảm bảo rằng đội ngũ nhân sự hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Cũng như những hành động cần thực hiện kịp thời khi phải đối mặt với các rủi ro.

Việc đào tạo sẽ giúp xây dựng năng lực đối phó với khủng hoảng. Và tạo ra sự tự tin cho nhân viên khi đưa tổ chức vượt qua các thách thức. Và phục hồi hoạt động nhanh chóng sau sự cố.

Để chuẩn bị tốt nhất cho những trường hợp khẩn cấp, các buổi diễn tập mô phỏng các tình huống giả định là cần thiết. Để nhân viên có thể thực hành triển khai các phương án xử lý và làm việc hiệu quả trong các hoàn cảnh khó khăn.

3.5 Bước 5: Đánh giá và cải thiện

Công tác kiểm tra bao gồm việc đánh giá tính hiệu quả thực tế của Kế hoạch Liên tục Kinh doanh (BCP). Quá trình đo lường và đánh giá hiệu quả của Business Continuity Plan (BCP) giúp phát hiện các lỗ hổng. Và điểm yếu trong quá trình đối phó với rủi ro và khôi phục hoạt động. Sau đó, các giải pháp cải tiến thích hợp sẽ được đề xuất để nâng cao và hoàn thiện BCP.

4. Kết luận

Trong tổng thể, việc thực hiện một kế hoạch liên tục hoạt động kinh doanh (Business Continuity Plan). Không chỉ là việc nghiêm túc mà còn là một yếu tố quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp trong bối cảnh ngày nay. Sự đầu tư vào việc phát triển và thực hiện kế hoạch này là một bước đi sáng suốt. Giúp bảo vệ các hoạt động quan trọng và tăng cường sự tin cậy của doanh nghiệp trước mọi biến động và thách thức. Hãy theo dõi trang tin NextX để biết thêm nhiều thông tin hữu ích hơn trong kinh doanh nhé.