Trong thời đại Công nghệ 4.0, CRM đang trở thành một công cụ quản lý không thể thiếu. Khi đối mặt với câu hỏi, “Doanh nghiệp của tôi có thực sự cần một CRM tốt nhất không?”. Sau đó, tìm câu trả lời phù hợp cho công ty của bạn trong bài viết này. Quyết định đầu tư vào NextCRM là quyết định chiến lược quan trọng mà công ty phải cân nhắc. Tìm hiểu về vai trò, lợi ích mà CRM tốt nhất có thể mang lại cho doanh nghiệp tại đây.
Vì vậy, chúng ta hãy xem xét 09 dấu hiệu doanh nghiệp cần một phần mềm CRM tốt nhất. Cụ thể CRM có cần thiết và phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?
Dấu hiệu 01: Dữ liệu rải rác khắp nơi
Dữ liệu khách hàng nằm rải rác ở nhiều nơi và được coi là dấu hiệu phổ biến, dễ nhận biết nhất cho thấy một công ty đang rất cần một giải pháp CRM của tôi đây. Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng nhiều công cụ để lưu trữ đồng thời dữ liệu khách hàng. Ví dụ: Excel, Google Drive, Outlook, Gmail, Notebook, v.v. Điều này cũng có nghĩa là dữ liệu khách hàng bị phân mảnh ở nhiều nơi. Mặt khác, nhiều kênh tương tác như website, Zalo, Facebook, trang đích cũng góp phần khiến dữ liệu phân mảnh. Khả năng tích hợp đa kênh của CRM tập trung dữ liệu từ các kênh của bạn ở một nơi.
Xem thêm: Phần mềm crm tích hợp tổng đài
Dấu hiệu 02: Dữ liệu không nhất quán, nhiều dữ liệu rác (dữ liệu rác)
Sự gia tăng dữ liệu trùng lặp, không nhất quán (không rõ ràng) và dữ liệu rác là dấu hiệu phổ biến thứ hai cho thấy một công ty cần khẩn cấp một hệ thống CRM. Do sự trùng lặp dữ liệu và lượng lớn dữ liệu rác, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức. Thách thức ở tất cả các giai đoạn sử dụng lại dữ liệu cho các hoạt động sau này như tiếp thị, bán hàng và hỗ trợ sau bán hàng. Ví dụ, nhiều cuộc gọi cùng một lúc, nhiều email với nội dung giống nhau, đại diện bán hàng hỏi khách hàng đã làm ăn với công ty trước đó hay chưa.
Với các tính năng như Tìm bản sao, Lọc bản sao, Hợp nhất bản sao và Chặn bản sao. Phần mềm CRM giúp giảm thiểu các vấn đề về dữ liệu trùng lặp.
Dấu hiệu 03: Dữ liệu không được chia sẻ và không được kế thừa
Hầu hết việc trao đổi và kế thừa dữ liệu giữa các phòng ban, bộ phận hay nhân viên là điều khó khăn. Đây là do các công ty sử dụng các công cụ lưu trữ dữ liệu được chia sẻ và không được kế thừa. Tuy nhiên, điều này khác với CRM. CRM giúp các phòng ban hoạt động trên cùng một hệ thống, sử dụng các nguồn dữ liệu giống nhau. Điều này cho phép các bộ phận sử dụng lại sản phẩm công việc của nhau, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Ngoài ra, CRM có khả năng chuyển dữ liệu nhân viên cũ sang nhân viên mới chỉ trong vài bước.
Dấu hiệu 04: Dữ liệu của bạn không an toàn và khó phân quyền, phân quyền.
Các triệu chứng phổ biến nhất liên quan đến dấu hiệu 04 này là:
- Quản trị viên không thể phân vùng dữ liệu xem theo quyền của nhân viên. Ví dụ: một nhân viên có thể xem dữ liệu được chỉ định cho họ, nhưng người quản lý có thể xem dữ liệu cho tất cả nhân viên bên dưới họ.
- • Người quản lý không thể ủy quyền hoạt động chi tiết cho dữ liệu liên quan theo quyền của nhân viên. Đặc biệt, cấp nhân viên chỉ được phép thêm mới, cập nhật dữ liệu, không được xóa dữ liệu, không được xuất dữ liệu …
Ngày nay, các doanh nghiệp vẫn sử dụng MS Excel hoặc Google Drive làm kênh chính để lưu trữ. Những công cụ này rất chức năng, linh hoạt và dễ sử dụng. Tuy nhiên, phần mềm này vẫn còn nhiều hạn chế về khả năng phân quyền và bảo mật dữ liệu. Vì vậy, liên quan đến vấn đề này, các chủ doanh nghiệp nên nghĩ đến các công cụ quản lý bảo mật và phân quyền dữ liệu tốt như CRM và ERP và áp dụng chúng cho công ty của mình ngay từ đầu để tránh những rắc rối sau này.
Dấu hiệu 05: Doanh nghiệp không thể nhìn thấy khách hàng của họ ở góc độ 360 độ
Khi xem hồ sơ khách hàng và chưa biết hết thông tin về khách hàng đó. Như thông tin liên hệ, lịch sử chăm sóc, lịch sử giao dịch, thông tin công nợ… thì bạn không thể hiểu và làm hài lòng khách hàng của mình. Giải pháp CRM tích hợp với các hệ thống bên trong và bên ngoài của công ty. Với khả năng theo dõi tất cả dữ liệu khi các phòng ban và nhân viên tương tác với hồ sơ khách hàng, giúp doanh nghiệp có được bức tranh toàn cảnh về khách hàng của họ.
Xem thêm Phần mềm CRM nào tốt ? TOP 7 phần mềm CRM tốt nhất
Vài ví dụ:
- CRM hợp tác với trang web bán hàng và ghi lại lịch sử đặt hàng từ trang web.
- CRM tích hợp với tổng đài IP để xác định, ghi lại lịch sử cuộc gọi vào hồ sơ khách.
- CRM tích hợp với phần mềm kế toán để lấy thông tin về doanh thu được lưu trữ trong CRM
Sau khi tích hợp với các hệ thống khác, toàn bộ dữ liệu khách hàng sẽ được tập trung về một nơi và ghi nhận đầy đủ theo hồ sơ khách hàng tương ứng. Việc doanh nghiệp có được góc nhìn toàn cảnh (360 độ) về khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp thấu hiểu khách hàng hơn và phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn.
Dấu hiệu 06: Thiếu tính kết nối giữa các bộ phận, phòng ban
Thiếu tính kết nối giữa các bộ phận, phòng ban hay tính kết nối giữa các bộ phận phòng ban còn yếu. Đây cũng là dấu hiệu rõ ràng chứng tỏ doanh nghiệp của bạn đang rất cần 1 hệ thống như CRM tốt nhất.
Các “triệu chứng” gồm có:
- Phòng ban này chậm phản hồi kết quả cho phòng ban kia do không được bàn giao,thông báo
- Công việc chung bị trễ tiến độ, công việc chung phối hợp hiệu quả chưa cao
- Thiếu công cụ giám sát, nhắc nhở và thông báo chung…
Việc thiếu tính kết nối giữa các bộ phận, phòng ban trong một doanh nghiệp. Thì không có nghĩa là chỉ do doanh nghiệp đang thiếu 1 hệ thống CRM mà có thể còn do nhiều nguyên nhân khác như ý thức con người, quy trình nội bộ… Dù vậy, có thể khẳng định rằng nếu doanh nghiệp có được hệ thống CRM thì sẽ cải thiện đáng kể vấn đề này. CRM với các công cụ như quản lý dự án, quản lý lịch làm việc, quản lý tác vụ…. Sẽ giúp cải thiện quá trình phối hợp và hiệu quả phối hợp công việc nội bộ rất nhiều.
Dấu hiệu 07: Không kiểm soát được hoạt động bán hàng
Khi số lượng khách hàng ngày càng tăng, nhân sự ngày càng nhiều. Thì chủ doanh nghiệp sẽ thường xuyên rơi vào trạng thái mất kiểm soát trong hoạt động bán hàng. Các vấn đề sẽ nảy sinh như khó nắm bắt được hoạt động của nhân viên; không biết kênh tiếp thị nào hiệu quả, nguồn khách hàng nào chất lượng; không biết được khách hàng nào có tiềm năng cao; không đánh giá được nhân viên nào xuất sắc…. Thậm chí không nắm được chính xác doanh thu, công nợ hiện tại của công ty! CRM tốt nhất với các công cụ hỗ trợ tiếp thị, bán hàng đầy đủ, chuyên nghiệp sẽ giúp bạn cải thiện đáng kể vấn đề trên.
Dấu hiệu 08: Tỷ lệ quay lại mua hàng (Return-sales) thấp
Khách hàng cũ quay lại ngày càng ít, các đơn hàng chủ yếu đến từ nguồn khách hàng mới. Hay phản hồi tiêu cực từ khách càng nhiều là những biểu hiện cho thấy doanh nghiệp đang thiếu 1 công cụ giữ chân khách hàng. CRM với vai trò GIỮ chân khách hàng sẽ giúp khách hàng thỏa mãn và hài lòng hơn. Từ đó khiến khách hàng quay lại nhiều hơn, giới thiệu khách hàng mới nhiều hơn.
Dấu hiệu 09: Báo cáo thủ công, không thể quản lý kinh doanh từ xa
Báo cáo của nhân viên là thủ công và thường bị trì hoãn hoặc sớm. Báo cáo dữ liệu dễ bị lỗi, không chính xác hoặc mất nhiều thời gian để tạo báo cáo là một dấu hiệu rõ ràng. Cho thấy công ty của bạn thiếu một hệ thống quản lý báo cáo tập trung, mạnh mẽ như CRM hoặc ERP. Một dấu hiệu khác của biển báo số 09 là có thể quản lý,điều hành doanh nghiệp từ xa. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp và bạn phải đến văn phòng hàng ngày để hoàn thành mọi việc. Bạn có thể đang thiếu một công cụ quản lý từ xa như CRM. Một CRM giúp các chủ doanh nghiệp không cần công ty của họ theo dõi tất cả các hoạt động.
Chỉ cần CRM cho điện thoại và có hầu hết mọi thứ trong tầm tay bạn mà không cần đến văn phòng. Ngoài ra, trong trường hợp xảy ra sự cố nghiêm trọng, hệ thống cũng có thể cảnh báo qua SMS, email, hoặc hiển thị thông báo trên màn hình điện thoại, để bạn luôn chủ động và xử lý mọi việc nhanh chóng.
Kết luận:
Trên đây là những dấu hiệu điển hình thường gặp ở các công ty chưa trang bị CRM tốt nhất. Nếu công ty của bạn đang mắc phải bất kỳ triệu chứng nào trong số này, điều đó không có nghĩa là thiếu CRM hoặc thiếu CRM là thủ phạm duy nhất. Tuy nhiên, cần thừa nhận rằng CRM tốt nhất đóng một vai trò quan trọng trong việc khắc phục.
Nếu doanh nghiệp đang thực sự gặp khó khăn, chọn ngay CRM tốt nhất là giải pháp đầu tiên. Ngoài ra, xin lưu ý rằng các chữ cái trên có thể khác nhau tùy thuộc vào chi tiết cụ thể của ngành và tình hình hiện tại của từng công ty hoặc bạn có thể xem các chữ cái tiêu biểu hơn tùy thuộc vào ngành của bạn.
Xem thêm Phần mềm CRM cho doanh nghiệp
Bài viết liên quan Quản lý thông tin khách hàng với chế độ xem 360 độ của CRM
|
NextX là nền tảng phần mềm CRM toàn diện nhất dành cho việc chăm sóc và quản lý khách hàng hiện nay. Với hơn 3.000 khách hàng trên toàn quốc, hệ thống con đa dạng nhất thị trường, hệ thống chức năng All-in-One giúp giải quyết được hầu hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP HỖ TRỢ >>Giải pháp chính: Phần mềm CRM cho giáo dục đào tạo Phần mềm CRM cho du lịch lữ hành Phần mềm CRM cho vận tải logistic >>Phòng Marketing: >>Phòng kinh doanh: Phần mềm định vị nhân viên thị trường >>Phòng nhân sự: Phần mềm gọi điện cuộc gọi cho telesale >>Phòng hỗ trợ khách hàng: Loyalty App – app chăm sóc khách hàng Phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng Call Center Phần mềm tổng đài ảo Call Center >>Phòng hệ thống phân phối: Phần mềm quản lý hệ thống phân phối HỆ THỐNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH HỆ THỐNG GIẢI PHÁP BÁN HÀNG |
